الجواب القصير. لكل زبون حساب: قيد لكل مستند، فاتورة وإشعار دائن وتحصيل وشيك وخصم، ولا رصيد يُعدَّل يدوياً أبداً؛ فالرصيد هو المجموع. وكل تحصيل يُسوّى، أي يُخصص لفواتير محددة، وكل فاتورة تعرف متبقيها؛ والعربون يبقى غير مسوّى حتى الفاتورة التي سيدفعها. وللشيك حالات، مستلَم ومودَع ومحصَّل ومرفوض؛ يسدّد الفواتير رهن التحصيل، ورفضه يعيد فتحها. وعمر التأخير يُحسب من استحقاق كل زبون لا من الفاتورة، بشرائح، غير مستحق، 1–30، 31–60، 61–90، أكثر من 90 يوماً. والتذكير تسلسل يكتبه المسيّر، تذكير قبل الاستحقاق، رسالة عند الاستحقاق، مكالمة، حجب، إحالة إلى المسيّر، ينفذه التطبيق كل ليلة ويوقفه دفع أو نزاع. وسقف الائتمان يُقارَن بالتعرّض، بما فيه الشيكات المعلّقة، لحظة أخذ الطلبية، والتجاوز يحجب أو يتطلب موافقة مسمّاة. وميزان الأعمار يخرج مؤرَّخاً، والقيود تذهب إلى المحاسبة.
هذا الدليل موجَّه إلى الموزّع وتاجر الجملة الذي يدفع تجار تجزئته بأجل ثلاثين أو ستين يوماً، وإلى التاجر الذي يمسك دفتر أجل لزبائنه المعتادين، وإلى المؤسس المقيم في فرنسا الذي يكتشف ذمم شركته في الجزائر بعد شهر، وإلى المسيّر الذي يريد أن يعرف عند 08:00 من يذكّر ومن لا يسلّمه بعد. وهو لا يعيد كيف تُؤخذ طلبية في الميدان ولا كيف يطلب تاجر التجزئة بنفسه، الموصوفين في دليل البيع المسبق ودليل الطلب بين الشركات حيث يظهر السقف والذمم وظيفتين؛ بل يصف البناء الذي يجعلهما حقيقيين، ويمدّ صفحتنا عن هندسة البرمجيات. ولا يتناول القواعد الضريبية ولا غرامات التأخير: فالآجال والعواقب ما تقرره الشركة، والمحاسب يقول كيف يجب أن تخرج القيود.
حساب زبون واحد: مستندات، تسوية، رصيد وتعرّض
يتتبع الشكل زبوناً واحداً، محل أدوات، في 10 نوفمبر. وكل ما يعرفه التطبيق عن ائتمانه يسعه عمودان وتسوية.
الحساب سلسلة قيود، قيد لكل مستند: ثلاث فواتير بآجالها ثلاثين يوماً، شرط هذا الزبون؛ تحصيل نقدي بوصل مرقَّم يُرسل بـ SMS وفق دليل التحصيل؛ إشعار دائن مرتبط بفاتورة يصدره مسار ما بعد البيع من دليل الشكاوى؛ شيك مودَع في البنك. ولا أحد يعدّل رصيداً: يُضاف قيد، والرصيد هو المجموع. والتسوية تخصص كل تحصيل لفواتير محددة: النقد يسدّد جزءاً من الفاتورة الأولى؛ والشيك يسدّد باقي الأولى وكل الثانية رهن التحصيل؛ والإشعار الدائن يخفض الثالثة. وكل فاتورة تعرف متبقيها، والكشف المرسَل إلى الزبون يقول ذلك لكل فاتورة لا جملةً.
الرصيد الدفتري 55,000 دينار. والتعرّض 132,000: الشيك المودَع ليس مالاً ما لم يحصّله البنك، فيُعاد إدراجه. والسقف 150,000 الذي حدده المسيّر لهذا الزبون يُقارَن بالتعرّض: طلبية اليوم، 30,000، ترفع التعرّض إلى 162,000، فتُحجب أو تُرفع لموافقة رئيس المبيعات الذي يرى السبب والمبلغ الناقص، وفق الصلاحيات الموصوفة في دليل الأدوار والموافقات. والزبون والمستندات والمبالغ مثال مبني.
«الشيك المودَع ليس مالاً: يسدّد الفاتورة رهن التحصيل، ويُحسب في التعرّض، ورفضه يعيد فتحها.»
لوحة التأخيرات: ستة زبائن، خمس شرائح، متوسط واحد
يُظهر الشكل ما يراه المسيّر عند 08:00: من متأخر، وبكم، ومنذ متى، وما فعله التطبيق أصلاً.
يُحسب العمر من تاريخ الاستحقاق لا من تاريخ الفاتورة: زبون بأجل ثلاثين يوماً ليس متأخراً غداة التسليم، وزبون نقدي متأخر. والشرائح، غير مستحق، 1–30، 31–60، 61–90، أكثر من 90 يوماً، عرف شائع؛ وللمسيّر أن يختار غيرها، لكنها لا تتغير بعد ذلك كي تُقارَن الأسابيع. وتحت كل اسم حالة التذكير الذي ينفذه التطبيق أو نفذه: تذكير قبل الاستحقاق أُرسل هذا الصباح، مكالمة مقررة اليوم للمندوب، طلبيات محجوبة، نزاع مُحال إلى المسيّر.
والبطاقة تحسب متوسط مدة التحصيل، الذمم مقسومة على مبيعات الائتمان اليومية، وفق صيغة DSO الشائعة، الذمم على متوسط المبيعات اليومية: 9.64 مليون ذمم مقابل 21.6 مليون مبيعات بالأجل على تسعين يوماً تعطي نحو أربعين يوماً. ويُعاد حسابه كل ليلة بمهام دليل مهام الخلفية ويُعرض في لوحة المسيّر بتعريف واحد مكتوب كي لا يتغير معناه بحسب قارئه. والزبائن والمبالغ مثال مبني.
ائتمان الزبائن، في خمس طبقات
التسوية هي الطبقة المميزة: بدونها نعرف كم يدين الزبون، لا منذ متى ولا عن ماذا.
حساب الزبون. قيد لكل مستند، ثابت؛ والتصحيح قيد جديد، إشعار دائن أو إلغاء، لا تعديل أبداً. والزبون هو زبون الملف الواحد من دليل الزبون الواحد، لأن ذمماً موزعة على ثلاث بطاقات للزبون نفسه ليست ذمماً. التسوية. عند الشباك يقترح التطبيق التخصيص، الفواتير الأقدم أولاً، ويؤكد أمين الصندوق أو يختار؛ والعربون «على الحساب» يبقى غير مسوّى مرئياً ويُخصص للفاتورة التالية؛ والزيادة تصير إشعاراً دائناً. الشيكات وحالاتها. مستلَم، مودَع، محصَّل، مرفوض؛ والتسوية مشروطة حتى التحصيل الذي يؤكده كشف البنك المستورَد وفق دليل التكامل؛ والرفض يعيد فتح الفواتير ويعيد الزبون إلى تسلسل التذكير وينبّه المندوب.
العمر والتذكيرات. الشرائح من الاستحقاق؛ والتسلسل يكتبه المسيّر ويُنفَّذ كل ليلة عبر قنوات دليل الإشعارات؛ يوقفه الدفع ويعلّقه النزاع، والاستثناءات، زبون كبير لا يُحجب، قرارات مسجَّلة للمسيّر لا سهو. السقف والحجب. سقف لكل زبون، وأحياناً لكل مجموعة زبائن؛ يُقارَن بالتعرّض لحظة الطلب، في الميدان كما على البوابة؛ والتجاوز يحجب أو يتطلب موافقة مسمّاة، وتحتفظ الطلبية بأثر من وافق.
تسلسل التذكير، في ستة أوقات
الآجال آجال شركة نموذجية؛ المسيّر يحددها، والكود لا يعرفها.
ي-3، تذكير: WhatsApp أو SMS، بالمبلغ والأجل والفواتير المعنية بفضل التسوية، ورابط دفع إلى صفحة دليل الدفع الإلكتروني حين يدفع الزبون بالبطاقة. ي+1، مستحقة: تصير الفاتورة متأخرة، وتخرج رسالة قصيرة، ويرى المندوب الحالة في جولته. ي+7، مكالمة: تُنشأ مهمة اتصال للمندوب وتُدخَل النتيجة وعداً مؤرَّخاً أو نزاعاً؛ فالوعد بلا تاريخ لا وجود له، والوعد غير الموفّى يعيد التسلسل.
ي+15، حجب: الطلبيات الجديدة محجوبة أو للموافقة، ويُرسل كشف لكل فاتورة قابل للطباعة وفق دليل الطباعة. ي+30، المسيّر: يُحال الملف إلى المسيّر مع الكشف والوعود والمراسلات. دفع أو نزاع: يتوقف التسلسل من تلقاء نفسه عند الدفع، ويعلّقه النزاع حتى حلّه؛ ولا شيء يتوقف على ذاكرة موظف. ووكيل تحصيل مبني كما في دليل وكيل WhatsApp يستطيع تولّي الوقتين الأولين، لا الحجب ولا الإحالة إلى المسيّر أبداً.
«التذكير تسلسل يكتبه المسيّر وينفذه التطبيق، يوقفه دفع أو نزاع، لا النسيان أبداً.»
ست حالات حقيقية، وما يفعله التطبيق
كل سطر جملة سُمعت عند موزّع أو تاجر جملة أو تاجر، والجواب بناء لا تعليمة.
الزبون مدين بـ 400,000 ويعترض: الكشف يسرد كل فاتورة بمتبقيها وكل تحصيل بتخصيصه؛ لا يُتفاوض على مبلغ جزافي بل تُقرأ قائمة. الشيك عاد مرفوضاً: الفواتير التي سدّدها رهن التحصيل تُفتح من جديد، ويعود التذكير، ويُنبَّه المندوب قبل زيارته التالية. المندوب يسلّم زبوناً محجوباً: يُقارَن التعرّض بالسقف لحظة الطلب، في الميدان كما على البوابة، والتجاوز يتطلب موافقة مسمّاة وفق دليل البيع المسبق.
الزبون يدفع عربوناً «على الحساب»: التحصيل غير المسوّى مرئي بصفته تلك ويُخصص للفاتورة التالية؛ والرصيد لا يكذب. ثلاثة زبائن ذُكّروا مرتين، عشرة أبداً: التسلسل مكتوب ويُنفَّذ ليلاً، والاستثناءات قرارات مسجَّلة للمسيّر. المحاسب يطلب الذمم من جديد: ميزان الأعمار يخرج مؤرَّخاً مُصدَّراً، والقيود تذهب إلى المحاسبة عبر دليل التكامل؛ ويقرؤه المؤسس في فرنسا في دليل التسيير عن بعد.
ضبط ائتمان الزبائن سنة 2027، بالأسابيع
سبعة أسابيع، الأول بلا كود، واثنان للحساب والتسوية لأن كل ما عداهما يتوقف عليهما.
- ما يراه المسيّر: عند 08:00، من متأخر وبكم ومنذ متى، وما فعله التطبيق أصلاً، والملفات المُحالة إليه.
- ما لم يعد المندوب يستطيعه: التسليم فوق السقف بلا موافقة، التحصيل بلا وصل، الوعد بلا تاريخ.
- ما يُقاس: متوسط مدة التحصيل، ذمم لكل شريحة، وعود موفّى بها، شيكات مرفوضة، طلبيات محجوبة وموافَق عليها.
الأسبوع 1، القواعد: مع المسيّر والمحاسب، شروط كل زبون، السقوف، تسلسل التذكير وآجاله، من يوافق على التجاوز، وكيف يجب أن تخرج القيود. الأسبوعان 2 و3، الحساب والتسوية: قيود لكل مستند، تخصيص مقترح ومؤكَّد، متبقٍّ لكل فاتورة، كشف ثنائي اللغة. الأسبوع 4، الشيكات: حالات، تسوية مشروطة، رفض يعيد الفتح ويذكّر. الأسبوع 5، الاستلام: أرصدة افتتاحية لكل زبون، مستندات مفتوحة، تحصيلات غير مسوّاة للتخصيص، بالتجربة على الفارغ نفسها لكل استيراد.
الأسبوع 6، التذكيرات والسقف: تسلسل يُنفَّذ ليلاً، مهام اتصال، حجب عند الطلب، موافقات. الأسبوع 7، القياس: متوسط التحصيل، ذمم لكل شريحة، وعود موفّى بها، تصدير محاسبي، مراجعة الاثنين. والأسعار والشروط لكل زبون تأتي من محرك دليل عرض السعر والفاتورة؛ وهذا الدليل لا يضيف إلا ما يحدث بعد الفاتورة.
- لماذا التسوية؟ ألا يكفي الرصيد؟
- الرصيد يقول كم، لا منذ متى ولا عن ماذا. بلا تسوية لا يستطيع تذكير أن يقول أي فاتورة يطالب بها، ولا يُحل اعتراض على قائمة، وعمر التأخيرات خاطئ. التسوية تخصص كل تحصيل لفواتير محددة، وكل فاتورة تعرف متبقيها.
- كيف تُعالَج الشيكات؟
- كمستندات ذات حالات: مستلَم، مودَع، محصَّل، مرفوض. الشيك يسدّد الفواتير رهن التحصيل، ويُحسب في التعرّض حتى يُحصَّل، ورفضه يعيد فتح الفواتير ويعيد التسلسل. ويؤكد التحصيلَ كشفُ البنك المستورَد.
- من يحدد آجال التذكير والسقوف؟
- المسيّر، في الأسبوع الأول، مع المحاسب، لكل زبون أو مجموعة زبائن. والتطبيق ينفذها؛ لا يعرفها في كوده، وتتغير بلا تطوير. ولا يتناول هذا الدليل غرامات التأخير ولا القواعد الضريبية.
- والعربون «على الحساب»؟
- يبقى تحصيلاً غير مسوّى مرئياً بصفته تلك حتى الفاتورة التي سيدفعها؛ يخفض التعرّض لا متبقي فاتورة محددة. والزيادة تصير إشعاراً دائناً مرتبطاً بالزبون.
- كيف يُحسب متوسط مدة التحصيل؟
- بصيغة DSO الشائعة: الذمم مقسومة على متوسط مبيعات الائتمان اليومية على فترة مكتوبة، تسعين يوماً في المثال. ويُعاد حسابه كل ليلة بتعريف واحد للشركة كلها.
- هل يمكن استلام الذمم الحالية؟
- نعم، بأرصدة افتتاحية لكل زبون ومستندات مفتوحة وتحصيلات غير مسوّاة للتخصيص، بتجربة على الفارغ وأسطر مرفوضة تُرفع إلى المسيّر. وهو الأسبوع الخامس في التقويم النموذجي.
- كم من الوقت لإقامة ذلك؟
- سبعة أسابيع في التقويم النموذجي، الأول بلا كود واثنان للحساب والتسوية. تاجر بعشرات الزبائن بالأجل يأخذ أقل؛ وموزّع بمئات تجار التجزئة وشيكات ومندوبين يأخذ السبعة.