Réponse courte. Chaque véhicule a une fiche : compteur, chauffeur habituel, affectation par jour et par tournée, plans d'entretien par kilomètre, documents avec leurs dates. Le compteur est photographié au départ et au retour de chaque tournée et à chaque plein, hors ligne, horodaté ; les chiffres sont lus et confirmés, jamais tapés de mémoire. Le ticket est scanné, litres et montant lus sur la photo. La consommation par plein est calculée, litres divisés par les kilomètres depuis le plein précédent, fois cent, selon la définition courante, et comparée à une bande attendue construite sur l'historique de ce véhicule-là ; un plein hors bande déclenche une question au chauffeur, avec le ticket et les deux relevés, puis une qualification par le gérant avec une cause codée. L'entretien est dû par kilomètre, depuis les relevés de tournée, et alerte avant l'échéance ; les documents alertent à trente et sept jours. Le coût par kilomètre, carburant et entretien séparés, par véhicule, est le chiffre qui décide quel véhicule remplacer.
Ce guide s'adresse au distributeur et à la société de livraison qui ont cinq à cinquante véhicules, à l'entreprise de maintenance dont les techniciens roulent toute la journée, au loueur et au transporteur, et au fondateur installé en France qui veut lire chaque lundi ce que lui coûte chaque véhicule. Il ne redit pas comment on planifie une tournée, décrit dans le guide sur les tournées, ni comment on gère un équipement et ses interventions, décrit dans le guide sur les interventions terrain ; un véhicule est un équipement avec un compteur, et ce guide décrit ce que le compteur ajoute, puis il prolonge notre page sur l'ingénierie logicielle. Il ne traite pas des obligations réglementaires des véhicules : les dates des documents sont saisies par le gérant, l'application les rappelle.
La gestion de flotte, en cinq couches
Les relevés sont la couche accentuée : sans compteur photographié, rien au-dessus n'est vrai.
Véhicules et chauffeurs. Une fiche par véhicule, un équipement au sens de le guide sur les interventions terrain, avec un compteur en plus ; les affectations par jour et par tournée viennent du plan de le guide sur les tournées, et le relevé au départ est signé par le chauffeur du jour. Relevés. Le compteur photographié au départ, au retour et à chaque plein, sur le téléphone hors ligne selon le guide sur le hors-ligne, horodaté et conservé selon le guide sur les photos qui font foi ; les chiffres sont lus sur la photo, confirmés par le chauffeur, et un relevé inférieur au précédent est refusé. Le ticket est lu par le même mécanisme que le guide sur la lecture de factures par IA, litres, montant, station, et corrigé si besoin.
Calculs. Consommation par plein ; bande attendue par véhicule, médiane de ses pleins passés plus ou moins une marge écrite ; coût par kilomètre, carburant et entretien sur les kilomètres relevés ; recalculés chaque nuit par les tâches de le guide sur les tâches en arrière-plan. Alertes. Plein hors bande, entretien dû, document à échéance ; question au chauffeur par le guide sur les notifications, tâche au gérant, qualification avec cause. Mesure et décision. Coût par kilomètre par véhicule dans le tableau de bord du gérant, carburant et entretien séparés, kilomètres par chauffeur, anomalies qualifiées ; export des coûts par véhicule à la comptabilité par le guide sur l'intégration.
La fiche d’une camionnette : dix pleins, une bande, deux anomalies
La figure suit une camionnette depuis septembre. Chaque point est un calcul, pas une déclaration.
Dix pleins, chacun transformé en litres aux cent kilomètres depuis le ticket et l'écart de compteur : huit entre 9,7 et 10,3, dans une bande attendue de 9,5 à 10,8 construite sur la médiane de ce véhicule, plus ou moins huit pour cent. Deux pleins en sortent : 13,6 le 2 octobre avec un chauffeur remplaçant, et 15,2 le 4 novembre, un ticket de 62 litres pour 408 kilomètres. Dans les deux cas, une question est partie au chauffeur avec le ticket et les deux relevés ; dans le premier, aucune justification n'est revenue ; dans le second, le gérant vérifie lundi. La consommation varie avec la charge, le relief et la conduite : la bande est large exprès, et c'est le gérant qui qualifie, pas l'application.
L'entretien est dû par kilomètre : la vidange à 90 000, dans 3 580 kilomètres au rythme de ce mois, soit une alerte dans dix jours ; les pneus à 95 000, avec l'usure relevée au plein. Les documents : l'assurance expire dans 33 jours, l'alerte est partie à 30 ; le contrôle dans 83. Trois chiffres : 18,4 dinars par kilomètre ce mois, 3 120 kilomètres, 312 litres dont deux pleins hors bande. Un garage partenaire reçoit l'ordre de vidange avec le kilométrage, comme dans le guide sur le garage. Véhicule, pleins, compteur, dates et coûts sont un exemple construit.
«La consommation n'est pas déclarée : elle est calculée depuis les litres du ticket et l'écart de compteur entre deux pleins, photo à l'appui.»
Le tableau de la flotte : six véhicules, un coût par kilomètre
La figure montre ce que le gérant lit le lundi : chaque véhicule comparé à lui-même, et un chiffre pour décider.
Six véhicules, et pour chacun le chauffeur, les kilomètres du mois depuis les relevés de tournée, la consommation réelle contre l'attendu du véhicule, le coût par kilomètre, l'état de l'entretien et des documents, et un signal. La camionnette B a deux pleins hors bande ; la camionnette D a dépassé sa vidange de 1 200 kilomètres parce que son chauffeur a changé et que l'alerte était partie à l'ancien, ce que la fiche corrige ; le fourgon F a une assurance qui expire dans six jours et sera bloqué au planning de tournée s'il n'est pas renouvelé. Le fourgon à 13,1 litres n'est pas une anomalie : son attendu est 12,8, il roule chargé.
Le coût par kilomètre additionne carburant et entretien sur les kilomètres relevés : 17,1 dinars pour la flotte ce mois, de 12,3 pour l'utilitaire récent à 21,2 pour le fourgon. C'est ce chiffre, sur six mois, qui décide quel véhicule remplacer, pas l'âge au sentiment. Les véhicules frigorifiques ajoutent les relevés de température de le guide sur la chaîne du froid à la même fiche. Véhicules, chauffeurs, kilomètres et coûts sont un exemple construit.
«Chaque véhicule est comparé à lui-même, pas aux autres : un fourgon chargé à 13 litres n'est pas une anomalie, une camionnette à 15 en est une.»
Six situations réelles, et ce que l’application fait
Chaque ligne est une phrase entendue chez un distributeur, et la réponse est un relevé et un calcul, pas de la méfiance.
Le carburant coûte plus que prévu : la consommation est calculée par plein et par véhicule, et le plein hors bande est signalé le jour même, avec le ticket et les relevés. Le ticket ne correspond pas au compteur : le calcul se fait au plein, et la question part au chauffeur immédiatement, pas au mois. La vidange est faite trop tard : l'entretien est dû par kilomètre depuis les relevés de tournée, et l'alerte part avant, au chauffeur du jour et au gérant.
L'assurance a expiré hier : les dates sont sur la fiche, les alertes partent à trente et sept jours, et un véhicule dont un document est expiré est bloqué au planning de tournée. Deux chauffeurs, un véhicule, un accident : l'affectation est par jour et par tournée, et le relevé au départ est signé. Quel véhicule remplacer ? : le coût par kilomètre par véhicule, carburant et entretien séparés, sur six mois. Qui peut qualifier une anomalie ou modifier un relevé suit le guide sur les rôles.
Un plein, en six temps
Le calcul est l'étape accentuée : il est fait à la pompe, et il compare le véhicule à lui-même.
Relever le compteur : photo, chiffres lus et confirmés, horodatage, hors ligne ; un relevé inférieur au précédent est refusé. Scanner le ticket : litres, montant, station lus sur la photo, corrigés si besoin ; le ticket reste attaché au plein. Calculer : litres divisés par les kilomètres depuis le plein précédent, fois cent ; comparé à la bande du véhicule. Trente secondes à la pompe, sans réseau.
Signaler : hors bande, une question part au chauffeur avec le ticket et les deux relevés ; il répond, charge exceptionnelle, trajet en montagne, ou ne répond pas. Qualifier : le gérant code la cause, charge, trajet, fuite, conduite, ou confirme l'anomalie ; la bande ne s'ajuste pas toute seule. Imputer : le coût va au véhicule, au chauffeur, à la tournée, et part en comptabilité ; les tickets d'un mois tiennent dans un export, pas dans une boîte.
Outiller une flotte en 2027, en semaines
Sept semaines, la première sans code, et deux pour les fiches et les relevés, parce que sans relevé rien n'est vrai.
- Ce que le gérant voit : le tableau de la flotte le lundi, chaque véhicule contre son attendu, les alertes ouvertes, le coût par kilomètre, et les anomalies à qualifier.
- Ce que le chauffeur ne fait plus : garder les tickets, déclarer le compteur de mémoire, se souvenir de la vidange, découvrir l'assurance expirée.
- Ce qui est mesuré : consommation par plein et par véhicule, pleins hors bande et causes, entretiens faits à l'heure, documents à jour, coût par kilomètre.
Semaine 1, règles : la liste des véhicules, les plans d'entretien par kilomètre, les documents et leurs dates, la largeur de la bande, les causes de qualification ; avec le gérant et un chauffeur, parce que c'est lui qui relèvera. Semaines 2 et 3, fiches et relevés : fiche véhicule, affectation par tournée, relevé photo au départ, au retour et au plein, hors ligne, avec lecture des chiffres et refus d'un relevé en recul. Semaine 4, calculs et alertes : consommation par plein, bande par véhicule, entretien au kilomètre, échéances, questions et qualification.
Semaine 5, coûts : carburant et entretien par véhicule et par kilomètre, imputation aux tournées, export comptable. Semaine 6, reprise : l'historique des pleins depuis les tickets de la boîte ou le fichier, avec le guide sur l'import, les compteurs de départ, les bandes initiales. Semaine 7, mesure : coût par kilomètre par véhicule, anomalies qualifiées, entretiens à l'heure, revue du lundi ; le fondateur en France lit le même tableau dans le guide sur la gestion à distance.
- Faut-il un boîtier GPS dans chaque véhicule ?
- Non pour commencer : le compteur photographié au départ, au retour et au plein donne les kilomètres, et le ticket donne les litres. Un boîtier peut ajouter la position et le kilométrage automatique plus tard ; ce guide construit ce qui tient avec un téléphone, et le boîtier s'y branche sans refaire le reste.
- Comment la consommation est-elle calculée ?
- Litres du ticket divisés par les kilomètres entre ce plein et le précédent, fois cent ; plus la valeur est basse, plus le véhicule est économe, selon la définition courante. Le calcul se fait au plein, et il est comparé à la bande attendue du véhicule.
- D'où vient la bande attendue ?
- De l'historique du véhicule lui-même : la médiane de ses pleins passés plus ou moins une marge écrite par le gérant, huit pour cent dans l'exemple. Pas d'une moyenne de la flotte, parce qu'un fourgon chargé et un utilitaire vide n'ont pas le même attendu.
- Un plein hors bande, c'est une fraude ?
- C'est une question. La consommation varie avec la charge, le relief et la conduite ; le chauffeur répond, et le gérant qualifie avec une cause codée. Les causes qualifiées sur six mois disent ce qui relève de la route, du véhicule ou du comportement.
- Et les dates d'assurance et de contrôle ?
- Elles sont saisies par le gérant sur la fiche du véhicule, et l'application alerte à trente et sept jours puis bloque le véhicule au planning de tournée si la date est passée. Ce guide ne traite pas des obligations réglementaires : il rappelle des dates.
- Peut-on reprendre l'historique ?
- Oui, depuis les tickets de la boîte photographiés ou le fichier, avec un essai à blanc ; les compteurs de départ et les bandes initiales se calent sur les trois premiers pleins relevés. C'est la sixième semaine du calendrier type.
- Combien de temps pour mettre ça en place ?
- Sept semaines dans le calendrier type, la première sans code et deux pour les fiches et les relevés. Une entreprise qui a déjà l'application chauffeur des tournées et les fiches équipement prend moins ; une qui part d'une boîte de tickets prend les sept.