Réponse courte. Le lot est une entité : produit, numéro du fournisseur, une seule date, un état, une réception d'origine ; il n'est pas un champ texte sur un mouvement. Chaque mouvement de stock, entrée, sortie, transfert, retour, nomme le lot et l'emplacement, et le stock par lot est la somme des mouvements, comme dans le guide sur le stock. À la réception, le carton est scanné : le code GS1-128 porte le produit, le numéro de lot et la date sous des identificateurs normalisés, l'application les lit d'un coup ; sans code, la saisie est guidée et une étiquette interne est imprimée. Le lot a des états : disponible, quarantaine, bloqué, expiré, épuisé ; un lot en quarantaine existe en stock et n'est disponible pour personne. La sortie est proposée par date de péremption la plus proche, sous la règle de durée restante de chaque client, soixante jours pour l'un, rien pour l'autre ; le préparateur peut changer, mais il écrit pourquoi, et il scanne le lot qui sort. Le lot est écrit sur la ligne du bon de livraison et de la facture. Le rappel est une requête : où est le lot, qui l'a reçu, combien ; le blocage précède tout, et les retours sont liés.
Ce guide s'adresse au grossiste en produits alimentaires, cosmétiques, pharmaceutiques ou agricoles dont les produits ont une date, au distributeur qui livre des détaillants exigeants sur la durée restante, à l'industriel qui doit pouvoir rappeler un lot, et au fondateur installé en France qui veut savoir d'un coup d'œil ce qui expire dans ses dépôts à Alger et Sétif. Il ne redit pas comment on tient un stock juste, ni comment on structure le catalogue en modèle, variantes et conditionnements, décrits dans le guide sur le stock et le guide sur la fiche produit ; il ajoute la dimension qui manque à ces deux guides pour tout ce qui a une date, et il prolonge notre page sur l'ingénierie logicielle. Il ne traite pas des obligations réglementaires propres à chaque secteur : quelles catégories sont suivies par lot et lesquelles passent par la quarantaine sont des décisions de l'entreprise, prises avec ses conseils.
Recevoir un lot correctement, en six étapes
Tout commence au quai de réception : un lot mal reçu ne se rattrape pas à la sortie.
Scanner le carton. Beaucoup de cartons portent un code GS1-128 : d'après la liste publique des identificateurs GS1, le produit y est encodé sous l'identificateur 01 sur quatorze chiffres, le numéro de lot sous l'identificateur 10 jusqu'à vingt caractères, et la date de péremption sous l'identificateur 17 sur six chiffres, année, mois, jour ; certains portent plutôt une date limite de consommation recommandée sous l'identificateur 15. Un seul scan remplit les trois champs ; quand le carton n'a qu'un code produit, la saisie du lot et de la date est guidée, et l'application refuse une date passée ou une date sans lot. Créer ou retrouver le lot : un lot est un produit plus un numéro fournisseur ; s'il existe déjà avec une autre date, c'est une anomalie à trancher, pas une seconde date. Compter et rapprocher : la quantité reçue est comparée à la commande, et l'écart est noté sur la réception, jamais corrigé en silence.
Décider l'état : disponible, ou quarantaine si la catégorie exige un contrôle à réception ; c'est une règle écrite par le gérant la première semaine, pas un choix du magasinier. Ranger et étiqueter : l'emplacement est enregistré par lot, et une étiquette interne avec le lot et la date est imprimée, selon le guide sur l'impression, quand le carton n'a pas de code lisible. Écrire le mouvement : une entrée datée avec produit, lot, quantité, emplacement, réception et auteur, dans le journal de le guide sur le stock, où la colonne lot ne peut plus être vide pour les catégories suivies.
Préparer 120 unités : quatre lots, une règle, un ordre de sortie
La figure suit une préparation du 10 novembre. Le préparateur ne cherche plus le bon carton, il confirme une proposition.
Quatre lots du même produit sont en stock. Le premier est en quarantaine, en attente du résultat de contrôle : il existe, il compte dans l'inventaire, et il n'est disponible pour personne. Le deuxième expire dans dix jours : il est sous la règle de durée restante de ce client, soixante jours, et il est exclu de cette préparation, mais proposé à un client sans règle ou au déstockage, parce qu'une règle par client n'est pas une règle pour tous. Les deux derniers sont conformes et sortent dans l'ordre des dates : quarante du plus proche, quatre-vingts du suivant.
La proposition écrit deux mouvements, chacun avec son lot, son emplacement et la ligne du bon de livraison. Le préparateur peut changer l'ordre, un carton abîmé, un client qui a demandé un lot précis, mais il écrit pourquoi, et l'écart apparaît dans la revue du lundi. À la sortie, le lot est scanné, et un lot différent de celui proposé sans justification est refusé. Les terminaux hors ligne du dépôt suivent les mêmes règles avec leur copie locale, selon le guide sur le hors-ligne. Lots, dates, quantités et règle sont un exemple construit.
«Un lot en quarantaine existe en stock et n'est disponible pour personne ; un lot trop court pour ce client peut l'être pour un autre.»
Six situations réelles, et ce que l’application fait
Chaque ligne est une phrase entendue dans un dépôt, et la réponse est une construction, pas une consigne de rangement.
Le lot le plus ancien est au fond : la sortie est proposée par date, l'emplacement est connu par lot, et l'écart est justifié ; le carton jeté par mois devient une mesure qui baisse. Le client refuse une date trop courte : la règle de durée restante est portée par la fiche client, du même référentiel que le guide sur la commande B2B, et le lot trop court est exclu avant le quai. Le fournisseur rappelle un lot : blocage à la minute, liste des clients et quantités, bons de retour liés.
Le lot n'a pas encore été contrôlé : l'état quarantaine le rend invisible à la vente, et sa libération est tracée, qui, quand, sur quel résultat. Deux lots mélangés sur une étagère : l'emplacement est par lot, le scan du lot à la sortie est obligatoire, et un mélange est refusé au rangement. Le client demande quel lot il a reçu : le lot est sur la ligne du bon et de la facture, et l'historique par client répond ; les réclamations de le guide sur le service après-vente partent de ce lot. Pour la chaîne du froid, les relevés de température s'attachent au même lot, selon le guide sur la chaîne du froid.
Le rappel du lot L2409A : quatorze minutes, pas trois jours
La figure suit un rappel fournisseur reçu à 9 h 12. Rien n'est fouillé : tout est dans le journal des mouvements.
Bloquer d'abord : à 9 h 13, le lot passe à l'état bloqué, avec le motif, et il n'est plus vendable nulle part, y compris sur les terminaux hors ligne dès leur synchronisation ; le blocage est un droit du gérant et du responsable qualité, selon le guide sur les rôles. Lister : une requête sur le journal des mouvements donne la réception d'origine, les 140 unités encore en stock à Alger, les 120 transférées à Sétif et toutes livrées, les sept bons de livraison et les cinq clients avec les quantités reçues ; le camion du matin, qui transportait 24 unités du lot, est rappelé avant livraison.
Prévenir : un message part à chaque client par le canal décrit dans le guide sur les notifications, avec le lot, les quantités et la marche à suivre ; le client sans WhatsApp est appelé, et l'appel est noté. Retours : un bon de retour par client est créé, lié au lot et aux bons de livraison d'origine, et les unités revenues entrent en état bloqué, jamais en disponible. Le même journal répond à la question inverse, quels lots ce client a-t-il reçus, et la requête de rappel est testée à blanc pendant la septième semaine, avant d'être nécessaire. Lot, clients, quantités et minutes sont un exemple construit.
«Un rappel est une requête, pas une enquête : chaque mouvement portait le lot, et le client est au bout de chaque mouvement.»
La traçabilité par lot, en cinq couches
Les mouvements sont la couche accentuée : si un seul oublie le lot, la sortie par date ment et le rappel devient une enquête.
Lot. Une entité avec produit, numéro fournisseur, date unique, état, fournisseur et réception d'origine ; un lot ne se supprime pas, il s'épuise ou s'archive. Mouvements. Chaque entrée, sortie, transfert et retour nomme le lot et l'emplacement ; le stock par lot est la somme ; pour les catégories suivies, la colonne est obligatoire, et c'est la base de données qui refuse, pas une consigne. États et règles. Disponible, quarantaine, bloqué, expiré, épuisé ; durée restante minimale par client ; alertes à quatre-vingt-dix, soixante et trente jours avant la date, calculées chaque nuit par les tâches de le guide sur les tâches en arrière-plan et envoyées au gérant, avec la liste des lots à déstocker ou à proposer en promotion.
Sortie par date. Proposition par date la plus proche sous les règles du client ; changement possible, justifié ; scan du lot à la sortie. Documents et rappel. Lot sur la ligne du bon et de la facture, imprimé et dans l'espace client ; requête de rappel ; retours liés ; historique par client et par lot. Les pertes par péremption, les refus au quai et le délai de rappel sont trois chiffres de le tableau de bord du gérant, avec une seule définition chacun.
Tracer par lot en 2027, en semaines
Sept semaines, la première sans code, et deux pour le lot et la réception, parce que c'est là que tout se joue.
- Ce que le gérant voit : les lots qui expirent à quatre-vingt-dix, soixante et trente jours, les lots en quarantaine, les écarts de sortie justifiés, et un rappel qui tient en une requête.
- Ce que le magasinier ne peut plus faire : recevoir une date sans lot, sortir un lot sans le scanner, mélanger deux lots sur un emplacement, vendre un lot en quarantaine.
- Ce qui est mesuré : pertes par péremption, refus au quai pour date courte, délai de rappel, lots inconnus à la reprise et leur sort.
Semaine 1, règles : avec le gérant et le magasinier, quelles catégories sont suivies par lot, lesquelles passent par la quarantaine, quelles durées restantes les clients exigent, quels seuils d'alerte ; sans code. Semaines 2 et 3, lot et réception : l'entité lot, le scan GS1-128 et la saisie guidée, les états, l'étiquette interne, le mouvement d'entrée avec lot. Semaine 4, sortie par date : proposition, règles par client, scan du lot à la sortie, écart justifié. Semaine 5, documents : lot sur bons et factures, historique par client, alertes au gérant.
Semaine 6, reprise : un inventaire par lot des catégories suivies, dates saisies, lots inconnus marqués comme tels plutôt qu'inventés, avec le même essai à blanc que le guide sur l'import. Semaine 7, rappel et mesure : la requête de rappel testée à blanc sur un lot réel, les retours liés, et les trois chiffres du lundi. La mise en production suit le guide sur la livraison : un dépôt d'abord, les autres ensuite.
- Pourquoi le lot est-il une entité et pas un champ ?
- Parce qu'un lot a une date, un état, des emplacements et une réception d'origine, et qu'un champ texte sur le mouvement ne peut porter ni état ni date unique. Avec une entité, un lot bloqué l'est partout d'un coup, et la date n'est saisie qu'une fois.
- Que lit-on dans le code-barres du carton ?
- Quand le carton porte un code GS1-128, le produit, le numéro de lot et la date y sont encodés sous des identificateurs normalisés, d'après la liste publique des identificateurs GS1 : 01 pour le produit, 10 pour le lot, 17 pour la date de péremption, 15 pour une date limite recommandée. Un seul scan remplit les trois champs ; sans code, la saisie est guidée.
- La sortie par date est-elle imposée au préparateur ?
- Elle est proposée, et elle est la règle par défaut. Le préparateur peut changer, mais il écrit pourquoi, et il scanne le lot qui sort. Un changement sans justification est refusé, et les écarts sont revus le lundi.
- Un client exige soixante jours de durée restante, un autre rien. Comment faire ?
- La règle est portée par la fiche client, pas par le produit. À la préparation, les lots sous la règle de ce client sont exclus et proposés à d'autres clients ou au déstockage. Les règles sont écrites la première semaine.
- Combien de temps prend un rappel ?
- Dans l'exemple, quatorze minutes : une pour bloquer, zéro pour lister, cinq pour prévenir, huit pour créer les retours. Parce que chaque mouvement portait le lot. La requête est testée à blanc avant d'être nécessaire.
- Et les catégories sans date ?
- Elles ne sont pas suivies par lot, et la colonne reste facultative pour elles. Le choix des catégories suivies est une décision de l'entreprise, prise la première semaine avec ses conseils ; ce guide ne traite pas des obligations réglementaires propres à chaque secteur.
- Combien de temps pour mettre ça en place ?
- Sept semaines dans le calendrier type, la première sans code et deux pour le lot et la réception. Une entreprise qui a déjà le journal de mouvements du guide sur le stock en prend moins ; une qui part d'un fichier Excel sans lot prend les sept.