«الجميع يشتري، ولا أحد يعرف كم أنفقنا»: ما يُبنى في تطبيق سنة 2027 لطلبات الشراء، سلسلة موافقة بالعتبات، ميزانية ملتزَم بها، أمر شراء مولَّد، استلام، لا أمر لا دفع

الطلب. طلب لكل حاجة لا لكل مورد: الصنف إن وُجد في الكتالوج وإلا وصف، والكمية، ومركز الكلفة، والتبرير في جملة، وعرض سعر المورد مرفقاً مصوَّراً كما في دليل الصور الموثوقة؛ من الهاتف، دون اتصال كما في دليل العمل دون اتصال، لأن رئيس الورشة ليس أمام حاسوب. وطلب الشراء في الوصف الشائع طلب داخلي للحصول على سلع أو خدمات؛ ولا يلزم أحداً ما لم يُوافَق عليه. قواعد الموافقة. سلسلة بعتبة المبلغ ومركز الكلفة: مثلاً رئيس المصلحة حتى 100,000 دينار، والمسيّر حتى 500,000، والإدارة فوق ذلك، وقد تختلف كل محطة بحسب المركز؛ تفويض مكتوب بعد مهلة غياب؛ فصل بين الطالب والموافق؛ وكل ذلك يلعبه الكود بأدوار دليل الأدوار ويُسجَّل. والمحطة غير المطلوبة تُخطّى، والمطلوبة لا يمكن تجاوزها. الميزانية. غلاف لكل مركز كلفة وفترة يكتبه المسيّر؛ أربعة أرقام تُعاد حسابها عند كل طلب: منفق، ملتزَم به بأوامر مفتوحة، معلَّق في انتظار الموافقة، متاح؛ ويُستهلك الغلاف عند الموافقة، وقاعدة التجاوز، تنبيه أو حجز أو تصعيد للإدارة، مكتوبة.

الأمر والاستلام. يُولَّد أمر الشراء من الطلب الموافَق عليه، مرقَّماً، بالمورد المرجعي، ويُرسل بالبريد الإلكتروني أو واتساب كما في دليل الإشعارات بإشعار استلام؛ وفي الوصف الشائع أمر الشراء وثيقة تجارية يصدرها المشتري إلى البائع تبيّن الأنواع والكميات والأسعار المتفق عليها؛ وما يلزم به قانونياً مسألة للمستشار لا لهذا الدليل. والتاريخ المتوقع يأتي من مهلة المورد المقيسة، والاستلام مرتبط بالأمر: كمية مستلَمة، مراقبة كما في دليل مراقبة الاستلام، فارق مدوَّن. والمورد الجديد يُسجَّل مرجعياً بموافقة قبل أول أمر له. المطابقة. تُطابَق الفاتورة بالأمر والاستلام سطراً سطراً؛ والفاتورة بلا رقم أمر تُعاد إلى المورد، وهي ممارسة معروفة باسم «لا أمر، لا دفع»؛ وفارق الكمية أو السعر يُحجز حتى الإشعار الدائن أو الأمر التكميلي الموافَق عليه؛ والفواتير المطابَقة تُصدَّر إلى المحاسبة كما في دليل التكامل، وقراءتها الآلية تتبع دليل قراءة الفواتير.

الطلب: يصوّر رئيس الورشة عرض السعر، ويختار الصنف أو يصف الحاجة، ويضع مركز الكلفة، ويقدّم؛ ويرى فوراً غلاف المركز وسلسلته. فحص الميزانية: يحسب التطبيق المتاح، الغلاف ناقص المنفق ناقص الملتزَم به ناقص المعلَّق، ويعرضه لكل موافق؛ وفوق الغلاف تُطبَّق القاعدة المكتوبة، حجز أو تصعيد. الموافقة: تتلقى كل محطة إشعاراً، وتوافق أو ترفض بسبب من الهاتف، موقَّعة وموقَّتة؛ وبعد مهلة الغياب المكتوبة يتولى التفويض؛ والمحطة غير المطلوبة تُخطّى بالقاعدة.

الأمر: يُولَّد الأمر من الطلب بلا إعادة كتابة، مرقَّماً، مطبوعاً أو مرسلاً كما في دليل الطباعة، بإشعار استلام؛ وينتقل الغلاف من «معلَّق» إلى «ملتزَم به». الاستلام: يُدخل الاستلام مقابل الأمر، كمية ومراقبة وصورة وفارق مدوَّن؛ والتسليم الجزئي يترك الباقي ملتزَماً به. المطابقة والدفع: تذكر الفاتورة رقم الأمر وإلا أُعيدت؛ وتُطابَق بالأمر والاستلام؛ والفارق يحجز؛ وبعد المطابقة تنتقل إلى «منفق» وتذهب إلى المحاسبة؛ والدفع نفسه يتم بوسائل المؤسسة خارج هذا الدليل.

السلسلة: يوافق رئيس الورشة حتى 100,000 دينار؛ وهذا المبلغ يتجاوزها فتُخطّى محطته؛ ويوافق المسيّر حتى 500,000 ويتلقى الطلب على هاتفه بعرض السعر والغلاف؛ والإدارة فوق 500,000 غير مطلوبة. يوافق المسيّر الساعة 11:20 بسبب، استبدال، ويُسجَّل التوقيع. ولو لم يجب خلال 48 ساعة لتولى التفويض المكتوب ولما بقي الطلب محجوزاً أثناء سفره. الغلاف: صيانة الورشة، الربع الرابع، 2,400,000 دينار؛ 1,310,000 منفقة على فواتير مطابَقة، و420,000 ملتزَم بها بأوامر مفتوحة، و486,000 لهذا الطلب؛ يتبقى 184,000 أي 7.7 بالمائة، والتنبيه تحت 10 بالمائة يصل المسيّر مع الموافقة.

الأمر: مولَّد الساعة 11:24، مرقَّم، بالمورد المرجعي، مرسل بواتساب وبصيغة PDF، بإشعار استلام الساعة 11:31؛ والتاريخ المتوقع، 25 نوفمبر، يأتي من المهلة المقيسة لهذا المورد على آخر تسليماته لا من وعده. ما يعرفه المورد: أن على فاتورته أن تذكر هذا الرقم وإلا عادت. ما لم يُعَد كتابته: صار سطر الطلب سطر الأمر، ثم سطر الاستلام، ثم سطر الفاتورة المطابَق؛ تسجيلة واحدة بأربع حالات. والمبالغ والعتبات والأسماء مثال مبني.

الأشرطة: المنفق، فواتير مطابَقة؛ والملتزَم به، أوامر مفتوحة لم تُفوتَر بعد؛ والمعلَّق، طلبات مقدَّمة لم يُوافَق عليها بعد؛ والثلاثة مقابل خط الميزانية. والتسويق يتجاوز بطلباته المعلَّقة: محجوزة حتى قرار المسيّر الذي يستطيع رفع الغلاف أو الرفض أو التصعيد للإدارة بحسب القاعدة المكتوبة. واللوازم عند 92 بالمائة وبقي شهر: التنبيه خرج. الفواتير بلا أمر: أربع في الربع، أُعيدت إلى المورد برسالة آلية تطلب رقم الأمر؛ والرئيس الذي اشترى بالهاتف عليه أن ينشئ طلباً لاحقاً موقَّعاً يظهر في اللوحة بصفته تلك.

مهلة الموافقة: 1.9 يوم وسيطاً من التقديم إلى آخر توقيع، وتُقرأ أيضاً لكل موافق، لأن مسيّراً يأخذ خمسة أيام يعطّل الورشة كما تعطّلها الميزانية. من أين تأتي الأرقام: كل طلب وموافقة وأمر واستلام وفاتورة حدث؛ والمجاميع تُعاد حسابها كل ليلة بمهمة خلفية كما في دليل المهام الخلفية وتصل إلى لوحة قيادة المسيّر بتعريفها إلى جانبها. وفي مجموعة شركات لكل شركة أغلفتها وسلسلتها كما في دليل تعدد الشركات. ومراكز الكلفة والميزانيات والمبالغ مثال مبني.

الرئيس اشترى بالهاتف: تصل الفاتورة بلا رقم أمر وتعود؛ وينشئ الرئيس طلباً لاحقاً يتبع السلسلة ويبقى معلَّماً بصفته تلك؛ وعند الشراء الثالث بلا أمر تُظهره اللوحة. الموافق في إجازة: يتولى التفويض المكتوب بعد المهلة، وتتم الموافقة من الهاتف في السفر ودون اتصال عند الحاجة. لا أحد يعرف ما تبقى: يعرض الغلاف المنفق والملتزَم به والمعلَّق والمتاح، معادة الحساب عند كل طلب، بتنبيه تحت العتبة المكتوبة.

مورد مجهول يُدفع له: يُسجَّل المورد مرجعياً ببياناته ومعرّفه البنكي المصوَّر ويُوافَق عليه قبل أول أمر؛ وفاتورة مورد غير مرجعي بلا أمر فلا دفع. الفاتورة تقول 12 والأمر قال 10: المطابقة الثلاثية تحجز الفارق؛ إما إشعار دائن وإما أمر تكميلي توافق عليه السلسلة، ولا دفع 12 دون نظر أبداً. المشتريات النقدية الصغيرة تختفي: مذكرة مصاريف بصورة الوصل ومركز كلفة وسقف مكتوب توافق عليها السلسلة نفسها؛ أو خروج صندوق بسبب كما في دليل جلسات الصندوق.

الأسبوع 1، القواعد: مراكز الكلفة، عتبات المبالغ، السلسلة لكل مركز، التفويضات ومهلتها، أغلفة الربع، قاعدة التجاوز، سقف مذكرات المصاريف، من يسجّل مورداً؛ مع المسيّر وبلا كود. الأسبوعان 2 و3، الطلب والموافقة: طلب من الهاتف بمرفقات، سلسلة يلعبها الكود، إشعارات، تفويض، توقيع، سجل، فصل الطالب عن الموافق. الأسبوع 4، الميزانية: أغلفة لكل مركز وفترة، التزام عند الموافقة، متاح محسوب، تنبيهات، حجز أو تصعيد.

الأسبوع 5، الأمر والموردون: أمر مولَّد ومرسل بإشعار استلام، موردون مرجعيون بموافقة، مهلة متوقعة مقيسة، أوامر تكميلية. الأسبوع 6، الاستلام والمطابقة: استلام مرتبط بالأمر، مطابقة ثلاثية، لا أمر لا دفع، فوارق محجوزة، تصدير محاسبي للفواتير المطابَقة. الأسبوع 7، القياس: منفق وملتزَم به لكل مركز، مهلة الموافقة لكل موافق، فواتير بلا أمر، فوارق، طلبات لاحقة، مراجعة الاثنين.

من يكتب سلسلة الموافقة، وهل يمكن أن تتغير؟

المسيّر، في القواعد، بعتبة المبلغ ومركز الكلفة، بالتفويضات ومهلتها؛ وتتغير بلا تطوير، وكل تغيير يُسجَّل بتاريخه. ويحتفظ الطلب بالسلسلة السارية وقت تقديمه؛ ولا تُغيَّر القاعدة لتمرير طلب.

ماذا يحدث حين يُتجاوز الغلاف؟

ما تقوله القاعدة المكتوبة: حجز الطلب، أو تصعيده إلى المحطة الأعلى، أو مجرد تنبيه، بحسب مركز الكلفة. ويستطيع المسيّر رفع الغلاف بتوقيع وسبب مسجَّلين؛ والزيادة مرئية في اللوحة. والغلاف يُستهلك عند الموافقة لا عند الفاتورة: لا يُكتشف التجاوز بعد ثلاثة أشهر.

لماذا «لا أمر، لا دفع»؟

لأن الفاتورة بلا رقم أمر لا طلب لها ولا موافقة ولا استلام تُطابَق به، ودفعها يعني قبول أي شراء لاحق. وتُعاد الفاتورة إلى المورد برسالة آلية؛ والرئيس الذي اشترى ينشئ طلباً لاحقاً يتبع السلسلة ويبقى معلَّماً. وهي ممارسة معروفة لا قاعدة قانونية، ولا يقول هذا الدليل ما يفرضه قانون.

والمشتريات العاجلة، عطل يوم أحد؟

للسلسلة مسار طوارئ مكتوب: عتبة، شخص أو شخصان يمكن الوصول إليهما، موافقة من الهاتف في دقائق، وطلب لاحق إن وجب الشراء قبلها؛ وكل شيء مسجَّل ومرئي في اللوحة. والطارئ ليس غياب قاعدة بل قاعدة أقصر.

هل تمر مشتريات المخزون من هنا أيضاً؟

يصير اقتراح الطلبية في دليل إعادة التموين طلباً يتبع السلسلة نفسها ويستهلك غلاف المستودع؛ والأمر والاستلام والمطابقة هي نفسها. والفرق في المنشأ: حساب نقطة إعادة الطلب بدل حاجة يدخلها رئيس.

كيف يوافق المؤسس في فرنسا؟

من هاتفه، وعرض السعر المصوَّر والغلاف والسلسلة أمام عينيه، في ثوانٍ، ودون اتصال عند الحاجة فتخرج الموافقة عند عودة الشبكة. ويرى أيضاً لوحة مراكز الكلفة كل صباح كما في دليل التسيير عن بعد؛ ولم يعد بحاجة إلى الاتصال ليعرف.

كم من الوقت لإقامة ذلك؟

سبعة أسابيع في التقويم النموذجي، الأول بلا كود واثنان للطلب والموافقة. ومؤسسة لديها الموردون والمطابقة من دليل إعادة التموين تأخذ أقل؛ ومجموعة بعدة شركات وعدة سلاسل وعشرات مراكز الكلفة تأخذ أكثر، بقدر كتابة قواعد كل واحدة.