Réponse courte. La consommation est lue dans le journal des mouvements, par produit et par dépôt, sur une fenêtre écrite, les semaines récentes pesant plus. Le délai fournisseur est mesuré, commande à réception, en médiane sur les dernières réceptions, jamais la promesse du fournisseur. Le point de commande est la consommation pendant ce délai plus un stock de sécurité fixé par le gérant, selon la formule courante ; il est comparé chaque nuit au disponible, stock moins réservé plus en commande. Quand le disponible passe sous le point, une quantité est proposée pour couvrir une période écrite, arrondie au conditionnement du fournisseur. La proposition est groupée par fournisseur, avec son minimum de commande, son délai, le total et le budget de la semaine ; le gérant décide ligne par ligne, et chaque écart est noté avec sa raison. Le bon de commande est numéroté, envoyé, et crée une réception attendue ; la réception réelle, scannée, nourrit le délai mesuré de la proposition suivante. Les événements, promotion, fermeture, saison, sont saisis et ajustent la consommation prévue.
Ce guide s'adresse au grossiste et au distributeur qui commandent à dix fournisseurs chaque semaine, au commerçant à plusieurs points de vente, à la pharmacie ou à la parapharmacie qui ne doit jamais manquer ses produits de fond, et au fondateur installé en France qui veut voir le lundi ce qui part en commande et pourquoi. Il ne redit pas comment on tient un stock juste, décrit dans le guide sur le stock, ni comment on réceptionne par lot, décrit dans le guide sur la traçabilité ; il décrit ce qui lit ces deux journaux pour décider quoi commander, et il prolonge notre page sur l'ingénierie logicielle.
Quand commander, et combien : un produit, un dépôt
La figure suit un produit à un dépôt. Tout ce qu'elle lit existe déjà : les sorties du journal et les réceptions passées.
La consommation. Huit semaines de sorties, entre 110 et 160 unités, lues dans le journal de le guide sur le stock ; la moyenne, pondérée vers les semaines récentes, donne environ 19 unités par jour. Les sorties exceptionnelles, un client qui vide le rayon, sont repérées et peuvent être exclues par le gérant. Le délai. Dix jours, médiane des six dernières réceptions de ce fournisseur, de la date d'envoi du bon à la date du scan de réception ; la promesse du fournisseur, cinq jours, n'entre pas dans le calcul. Le point de commande. Consommation pendant le délai, 193, plus un stock de sécurité de trois jours, 60, soit 253 ; la sécurité protège contre les variations de demande, et sa taille est une décision du gérant, relevée à cinq jours avant l'été.
La date. Le disponible, 420 en stock moins 60 réservés, soit 360, descend de 19 par jour et croise le point le 16 novembre : c'est ce jour-là que la ligne apparaît dans la proposition, pas quand l'étagère est vide. La quantité. Cible de couverture : quatre semaines au-delà du point, 793 ; moins le disponible, 433 ; arrondi au carton de quatre, 436. Le gérant peut la changer, et l'application recalcule la date de rupture et la couverture. Produit, ventes, délais et seuils sont un exemple construit ; les conditionnements viennent de le guide sur la fiche produit.
«Le délai est mesuré sur les réceptions passées, pas promis par le fournisseur ; la consommation est lue dans le journal, pas devinée.»
Le cycle de réapprovisionnement, en six temps
Le calcul est l'étape accentuée ; les deux premières lisent, les trois dernières décident, envoient et apprennent.
Lire la consommation et mesurer le délai : deux lectures de données existantes, sans saisie. Calculer le point : chaque nuit, par une tâche de le guide sur les tâches en arrière-plan, pour chaque produit suivi et chaque dépôt ; le disponible compte le réservé et l'en-commande, pour qu'un produit déjà commandé ne soit pas commandé deux fois. Proposer : les lignes sous le point sont groupées par fournisseur, avec la quantité, l'arrondi, le minimum de commande, le total et le budget.
Décider et envoyer : le gérant accepte, réduit, retire ou ajoute, ligne par ligne, et chaque écart avec la proposition est noté avec sa raison ; le bon de commande est numéroté et envoyé par e-mail et WhatsApp, selon le guide sur les notifications ; qui peut envoyer au-delà du budget suit le guide sur les rôles. Recevoir et apprendre : une réception attendue est créée, le scan de réception la rapproche, l'écart est noté, et le délai réel de cette réception entre dans la médiane de la prochaine proposition. La facture du fournisseur se lit ensuite par le guide sur la lecture de factures par IA et se rapproche du bon de commande.
Six situations réelles, et ce que l’application fait
Chaque ligne est une phrase entendue dans un dépôt, et la réponse est une mesure, pas une meilleure mémoire.
Rupture du produit qui tourne le plus : le point de commande est comparé au disponible chaque nuit, et la proposition arrive avant la rupture, pas après. Trop de stock du produit qui tourne peu : la quantité est calculée par couverture écrite, et la couverture après livraison est affichée par ligne ; six mois sautent aux yeux. Le fournisseur promet 5 jours, livre en 12 : le délai est mesuré sur les réceptions, en médiane par fournisseur, et c'est lui qui entre dans le point.
Le minimum de commande n'est pas atteint : le minimum est sur la fiche fournisseur, et l'application propose les lignes les plus proches de leur point pour l'atteindre, plutôt que n'importe quoi. Promotion la semaine prochaine : l'événement est saisi par le gérant, et la consommation prévue de la période est ajustée ; le même mécanisme sert aux fermetures et à la saison. Personne ne sait ce qui est en commande : l'en-commande compte dans le disponible, et la réception attendue est visible avec sa date. Le portail de le guide sur la commande B2B lit le même disponible pour promettre une livraison.
La proposition du lundi pour un fournisseur
La figure montre l'écran que le gérant ouvre le lundi : une proposition par fournisseur, une décision par ligne.
Six produits du même fournisseur. Pour chacun : le disponible, le point, la quantité proposée, l'arrondi au conditionnement, la couverture après livraison, le montant, et la décision. Quatre lignes sont acceptées ; la margarine est réduite de moitié parce qu'une promotion se termine le 20, et le gérant écrit pourquoi ; le vinaigre est retiré parce que le produit est en fin de vie dans la fiche produit, et l'application le signale ; l'huile de 1 litre n'apparaît que pour information, elle est au-dessus de son point.
Avant l'envoi, quatre vérifications : le minimum de commande du fournisseur, écrit sur sa fiche, est atteint ; le total après décisions ; la livraison attendue, calculée avec le délai médian ; la part du budget achats de la semaine, plafond fixé par le gérant. Le bon de commande est envoyé à 9 h 12, numéroté, et une réception attendue est créée pour le 26 novembre ; un agent construit selon le guide sur l'agent de back-office peut préparer la proposition et relancer le fournisseur sans confirmation, jamais envoyer un bon au-delà du budget. Quantités, montants et dates sont un exemple construit.
«La proposition est calculée chaque nuit et groupée par fournisseur ; le gérant décide ligne par ligne, et chaque écart est noté avec sa raison.»
Le réapprovisionnement, en cinq couches
La consommation et le délai sont la couche accentuée : ce sont des mesures, pas des souvenirs.
Données. Le journal des mouvements, les réservations, les commandes fournisseurs ouvertes, les réceptions datées, et la fiche fournisseur avec son délai mesuré, son minimum et ses conditionnements ; rien n'est saisi deux fois. Consommation et délai. Sorties par produit et dépôt sur une fenêtre écrite, récentes pondérées, exceptionnelles repérées ; délai médian par fournisseur sur les réceptions ; recalculés chaque nuit. Règles. Stock de sécurité, période de couverture, événements à venir, budget ; par catégorie ou par produit ; écrits par le gérant, changés sans développement.
Proposition. Point comparé au disponible ; quantité, arrondi, minimum ; groupée par fournisseur ; décision ligne par ligne avec écart noté. Commande et boucle. Bon de commande envoyé, réception attendue, scan, écart, délai réel réinjecté ; ruptures, jours de couverture, surstock et écarts de délai par fournisseur dans le tableau de bord du gérant ; les bons et réceptions partent vers la comptabilité par le guide sur l'intégration. Les produits à date suivent en plus les règles de le guide sur la traçabilité : on ne commande pas un lot court pour un client qui exige soixante jours.
Automatiser le réapprovisionnement en 2027, en semaines
Sept semaines, la première sans code, et deux pour la proposition, parce que c'est l'écran que le gérant ouvre chaque lundi.
- Ce que le gérant voit : le lundi, une proposition par fournisseur avec couverture, minimum, total et budget ; chaque jour, les lignes passées sous le point ; chaque semaine, ruptures et surstocks.
- Ce que l'acheteur ne fait plus : compter les étagères, deviner le délai, retaper un bon de commande, commander deux fois un produit déjà en commande.
- Ce qui est mesuré : ruptures par produit, jours de couverture, surstock en jours, délai réel par fournisseur contre promis, écarts de réception.
Semaine 1, règles : quelles catégories sont suivies, quels stocks de sécurité, quelles périodes de couverture, quel budget, et les fiches fournisseurs avec minimum et conditionnements ; avec le gérant et l'acheteur. Semaine 2, consommation et délai : lecture du journal, fenêtre et pondération, délai médian par fournisseur calculé depuis les réceptions passées, comparé aux promesses pour que le gérant voie l'écart. Semaines 3 et 4, proposition : point de commande, disponible, quantité, arrondi, minimum, groupement par fournisseur, écran de décision avec écarts notés.
Semaine 5, commande et réception : bon de commande numéroté et envoyé, réception attendue, scan, écarts, délai réel réinjecté. Semaine 6, événements : promotions, fermetures, saison, consommation prévue ajustée, fin de vie exclue. Semaine 7, mesure : ruptures, jours de couverture, surstock, écarts de délai par fournisseur, revue du lundi. Les anciens historiques de commandes, s'ils existent dans un fichier, se reprennent avec le guide sur l'import pour mesurer le délai dès la deuxième semaine ; une pharmacie à plusieurs officines, comme dans le guide sur la pharmacie, suit le même cycle avec un point par officine.
- D'où vient le point de commande ?
- De la formule courante : consommation pendant le délai fournisseur, plus un stock de sécurité. La consommation est lue dans le journal des mouvements, le délai est mesuré sur les réceptions passées, et la sécurité est une décision du gérant, par catégorie ou par produit.
- Pourquoi ne pas prendre le délai promis par le fournisseur ?
- Parce qu'il est souvent faux, et qu'un point de commande calculé sur un délai trop court produit une rupture à chaque fois. Le délai mesuré est la médiane des dernières réceptions, de l'envoi du bon au scan de réception ; le gérant voit l'écart avec la promesse, fournisseur par fournisseur.
- Le gérant garde-t-il la main ?
- Oui : il décide ligne par ligne, accepte, réduit, retire ou ajoute, et chaque écart est noté avec sa raison. Les stocks de sécurité, les couvertures, le budget et les événements sont les siens ; l'application calcule et propose, elle n'envoie pas sans lui.
- Comment gérer les promotions et la saison ?
- Par des événements saisis : une promotion, une fermeture, une saison ajustent la consommation prévue de leur période, et la proposition en tient compte. Une sortie exceptionnelle passée peut être exclue du calcul de la moyenne.
- Et le minimum de commande du fournisseur ?
- Il est écrit sur la fiche fournisseur avec les conditionnements. Si la proposition ne l'atteint pas, l'application propose les lignes les plus proches de leur point pour le compléter, et le gérant choisit ; le total et le budget sont vérifiés avant l'envoi.
- Faut-il un historique long pour commencer ?
- Quelques semaines de journal suffisent pour la consommation ; pour le délai, les anciennes commandes et réceptions, si elles existent dans un fichier, se reprennent pour mesurer dès la deuxième semaine. Sans historique, le gérant saisit un délai de départ, remplacé par la mesure dès les premières réceptions.
- Combien de temps pour mettre ça en place ?
- Sept semaines dans le calendrier type, la première sans code et deux pour la proposition. Une entreprise qui a déjà le journal des mouvements et les réceptions scannées prend moins ; une qui commande de tête et reçoit sans scan prend les sept, parce que les données viennent d'abord.