Réponse courte. Chaque client a un compte : une écriture par pièce, facture, avoir, encaissement, chèque, remise, et jamais un solde modifié à la main ; le solde est la somme. Chaque encaissement est lettré, c'est-à-dire affecté à des factures précises, et chaque facture connaît son restant ; un acompte reste non lettré jusqu'à la facture qu'il paiera. Un chèque a des états, reçu, remis, encaissé, rejeté ; il solde les factures sous réserve, et son rejet les rouvre. L'âge d'un retard se compte depuis l'échéance propre à chaque client, pas depuis la facture, en tranches, non échu, 1–30, 31–60, 61–90, plus de 90 jours. La relance est une séquence écrite par le gérant, rappel avant échéance, message à l'échéance, appel, blocage, remise au gérant, exécutée par l'application chaque nuit et arrêtée par un paiement ou un litige. Le plafond de crédit se compare à l'exposition, chèques en attente inclus, au moment où la commande est prise, et le dépassement bloque ou demande une approbation nommée. La balance âgée sort datée, et les écritures partent en comptabilité.
Ce guide s'adresse au distributeur et au grossiste dont les détaillants paient à trente ou soixante jours, au commerçant qui tient un carnet de crédit pour ses habitués, au fondateur installé en France qui découvre l'encours de son entreprise en Algérie un mois après coup, et au gérant qui veut savoir à 8 h qui relancer et qui ne plus livrer. Il ne redit pas comment on prend une commande sur le terrain ni comment un détaillant commande seul, décrits dans le guide sur la prévente et le guide sur la commande B2B, où le plafond et l'encours apparaissent comme des fonctions ; il décrit la construction qui les rend vrais, et il prolonge notre page sur l'ingénierie logicielle. Il ne traite pas des règles fiscales ni des pénalités de retard : les délais et les conséquences sont ceux que l'entreprise décide, et le comptable dit comment les écritures doivent sortir.
Le compte d’un client : pièces, lettrage, solde et exposition
La figure suit un seul client, une quincaillerie, au 10 novembre. Tout ce que l'application sait de son crédit tient en deux colonnes et un lettrage.
Le compte est une suite d'écritures, une par pièce : trois factures avec leur échéance à trente jours, condition de ce client ; un encaissement en espèces avec reçu numéroté envoyé par SMS, selon le guide sur l'encaissement ; un avoir lié à une facture, émis par le service après-vente de le guide sur les réclamations ; un chèque remis en banque. Personne ne modifie un solde : on ajoute une écriture, et le solde est la somme. Le lettrage affecte chaque encaissement à des factures précises : les espèces soldent une partie de la première facture ; le chèque solde le reste de la première et toute la deuxième, sous réserve d'encaissement ; l'avoir réduit la troisième. Chaque facture connaît son restant, et le relevé envoyé au client le dit par facture, pas en bloc.
Le solde comptable est de 55 000 dinars. L'exposition est de 132 000 : le chèque remis n'est pas de l'argent tant que la banque ne l'a pas encaissé, et il est réintégré. Le plafond de 150 000, fixé par le gérant pour ce client, se compare à l'exposition : la commande du jour, 30 000, porterait l'exposition à 162 000, et la commande est bloquée ou soumise à l'approbation du chef des ventes, qui voit la raison et le montant manquant, selon les droits décrits dans le guide sur les rôles et approbations. Client, pièces et montants sont un exemple construit.
«Un chèque remis n'est pas de l'argent : il solde la facture sous réserve, compte dans l'exposition, et son rejet la rouvre.»
Le tableau des retards : six clients, cinq tranches, un délai moyen
La figure montre ce que le gérant voit à 8 h : qui est en retard, de combien, depuis quand, et ce que l'application a déjà fait.
L'âge se calcule depuis l'échéance, pas depuis la facture : un client à trente jours n'est pas en retard le lendemain de la livraison, et un client au comptant l'est le lendemain. Les tranches, non échu, 1–30, 31–60, 61–90, plus de 90 jours, sont une convention courante ; le gérant peut en choisir d'autres, mais elles ne changent plus ensuite, pour que les semaines se comparent. Sous chaque nom, l'état de la relance que l'application exécute ou a exécutée : rappel avant échéance envoyé ce matin, appel prévu aujourd'hui pour le commercial, commandes bloquées, litige remis au gérant.
La tuile calcule le délai moyen de paiement, l'encours divisé par les ventes à crédit par jour, selon la formule courante du DSO, encours divisé par ventes moyennes journalières : 9,64 millions d'encours pour 21,6 millions de ventes à crédit sur quatre-vingt-dix jours donnent environ quarante jours. Il est recalculé chaque nuit par les tâches de le guide sur les tâches en arrière-plan et affiché dans le tableau de bord du gérant avec une seule définition, écrite, pour qu'il ne change pas de sens selon qui le lit. Clients et montants sont un exemple construit.
Le crédit client, en cinq couches
Le lettrage est la couche accentuée : sans lui, on sait combien le client doit, pas depuis quand ni pour quoi.
Compte client. Une écriture par pièce, immuable ; une correction est une nouvelle écriture, avoir ou annulation, jamais une modification. Le client est celui du fichier unique de le guide sur le client unique, parce qu'un encours réparti entre trois fiches du même client n'est pas un encours. Lettrage. Au comptoir, l'application propose l'affectation, les plus anciennes factures d'abord, et le caissier confirme ou choisit ; un acompte « pour le compte » reste non lettré, visible, et s'affecte à la facture suivante ; un trop-perçu devient un avoir. Chèques et états. Reçu, remis, encaissé, rejeté ; le lettrage est conditionnel jusqu'à l'encaissement, confirmé par le relevé de banque importé selon le guide sur l'intégration ; un rejet rouvre les factures, remet le client dans la séquence de relance et prévient le commercial.
Âge et relances. Les tranches depuis l'échéance ; la séquence écrite par le gérant et exécutée chaque nuit, par les canaux de le guide sur les notifications ; un paiement l'arrête, un litige la met en pause, et les exceptions, un gros client qu'on ne bloque pas, sont des décisions du gérant inscrites, pas des oublis. Plafond et blocage. Un plafond par client, parfois par groupe de clients ; comparé à l'exposition au moment de la commande, sur le terrain comme sur le portail ; le dépassement bloque ou demande une approbation nommée, et la commande garde la trace de qui a approuvé.
La séquence de relance, en six temps
Les délais sont ceux d'une entreprise type ; le gérant les règle, et le code ne les connaît pas.
J-3, rappel : WhatsApp ou SMS, avec le montant, l'échéance, les factures concernées grâce au lettrage, et un lien de paiement vers la page de le guide sur le paiement en ligne quand le client paie par carte. J+1, échue : la facture passe en retard, un message court part, et le commercial voit l'état sur sa tournée. J+7, appel : une tâche d'appel est créée pour le commercial, et le résultat est saisi comme une promesse datée ou un litige ; une promesse non datée n'existe pas, et une promesse non tenue relance la séquence.
J+15, blocage : les nouvelles commandes sont bloquées ou soumises à approbation, et un relevé par facture est envoyé, imprimable selon le guide sur l'impression. J+30, gérant : le dossier est remis au gérant avec le relevé, les promesses et les échanges. Paiement ou litige : la séquence s'arrête d'elle-même au paiement, et un litige la met en pause jusqu'à sa résolution ; rien ne dépend de la mémoire d'un employé. Un agent de relance construit comme dans le guide sur l'agent WhatsApp peut tenir les deux premiers temps, jamais le blocage ni la remise au gérant.
«La relance est une séquence écrite par le gérant et exécutée par l'application, arrêtée par un paiement ou un litige, jamais par l'oubli.»
Six situations réelles, et ce que l’application fait
Chaque ligne est une phrase entendue chez un distributeur, un grossiste ou un commerçant, et la réponse est une construction, pas une consigne.
Le client doit 400 000 et conteste : le relevé liste chaque facture avec son restant et chaque encaissement avec son affectation ; on ne négocie plus un forfait, on regarde une liste. Le chèque est revenu impayé : les factures qu'il soldait sous réserve se rouvrent, la relance repart, et le commercial est prévenu avant sa prochaine visite. Le commercial livre un client bloqué : l'exposition est comparée au plafond au moment de la commande, sur le terrain comme sur le portail, et le dépassement demande une approbation nommée, selon le guide sur la prévente.
Le client paie un acompte « pour le compte » : l'encaissement non lettré est visible comme tel et s'affecte à la facture suivante ; le solde ne ment pas. Trois clients relancés deux fois, dix jamais : la séquence est écrite et exécutée la nuit, et les exceptions sont des décisions du gérant, inscrites. Le comptable redemande l'encours : la balance âgée sort datée, exportée, et les écritures partent en comptabilité par le guide sur l'intégration ; le fondateur en France la lit dans le guide sur la gestion à distance.
Tenir le crédit client en 2027, en semaines
Sept semaines, la première sans code, et deux pour le compte et le lettrage, parce que tout le reste en dépend.
- Ce que le gérant voit : à 8 h, qui est en retard, de combien, depuis quand, ce que l'application a déjà fait, et les dossiers remis à lui.
- Ce que le commercial ne peut plus faire : livrer au-delà du plafond sans approbation, encaisser sans reçu, promettre sans date.
- Ce qui est mesuré : délai moyen de paiement, encours par tranche, promesses tenues, chèques rejetés, commandes bloquées et approuvées.
Semaine 1, règles : avec le gérant et le comptable, les conditions par client, les plafonds, la séquence de relance et ses délais, qui approuve un dépassement, et comment les écritures doivent sortir. Semaines 2 et 3, compte et lettrage : écritures par pièce, affectation proposée et confirmée, restant par facture, relevé bilingue. Semaine 4, chèques : états, lettrage conditionnel, rejet qui rouvre et relance. Semaine 5, reprise : soldes d'ouverture par client, pièces ouvertes, encaissements non lettrés à affecter, avec le même essai à blanc que pour tout import.
Semaine 6, relances et plafond : séquence exécutée la nuit, tâches d'appel, blocage à la commande, approbations. Semaine 7, mesure : délai moyen, encours par tranche, promesses tenues, export comptable, revue du lundi. Les prix et conditions par client viennent du moteur de le guide sur le devis et la facture ; ce guide n'ajoute que ce qui se passe après la facture.
- Pourquoi lettrer ? Le solde ne suffit pas ?
- Un solde dit combien, pas depuis quand ni pour quoi. Sans lettrage, aucune relance ne peut dire quelle facture elle réclame, aucune contestation ne peut se régler sur une liste, et l'âge des retards est faux. Le lettrage affecte chaque encaissement à des factures précises, et chaque facture connaît son restant.
- Comment traiter les chèques ?
- Comme des pièces à états : reçu, remis, encaissé, rejeté. Un chèque solde les factures sous réserve, compte dans l'exposition tant qu'il n'est pas encaissé, et son rejet rouvre les factures et relance la séquence. L'encaissement est confirmé par le relevé de banque importé.
- Qui fixe les délais de relance et les plafonds ?
- Le gérant, la première semaine, avec le comptable, client par client ou par groupe de clients. L'application les exécute ; elle ne les connaît pas dans son code, et ils se changent sans développement. Ce guide ne traite pas des pénalités de retard ni des règles fiscales.
- Et l'acompte « pour le compte » ?
- Il reste un encaissement non lettré, visible comme tel, jusqu'à la facture qu'il paiera ; il réduit l'exposition mais pas le restant d'une facture précise. Un trop-perçu devient un avoir lié au client.
- Comment calcule-t-on le délai moyen de paiement ?
- Par la formule courante du DSO : l'encours divisé par les ventes à crédit moyennes par jour, sur une période écrite, quatre-vingt-dix jours dans l'exemple. Il est recalculé chaque nuit avec une seule définition pour toute l'entreprise.
- Peut-on reprendre l'encours actuel ?
- Oui, par soldes d'ouverture par client, pièces ouvertes et encaissements non lettrés à affecter, avec un essai à blanc et des lignes refusées remontées au gérant. C'est la cinquième semaine du calendrier type.
- Combien de temps pour mettre ça en place ?
- Sept semaines dans le calendrier type, la première sans code et deux pour le compte et le lettrage. Un commerçant avec quelques dizaines de clients à crédit prend moins ; un distributeur avec des centaines de détaillants, des chèques et des commerciaux prend les sept.