Réponse courte. Un besoin par créneau et par poste, calculé depuis l'activité passée, couverts, tickets, rendez-vous, et les réservations déjà prises, puis corrigé et écrit par le gérant. Des contraintes écrites une fois : dures, qualifications requises sur un créneau, heures maximales par semaine, repos minimal entre deux postes, jours de repos, indisponibilités saisies par chacun ; souples, préférences et binômes. Une proposition d'affectations calculée sous les contraintes dures, qui pèse les souples, explique chaque choix, heures de la semaine, repos, qualification, préférence, et signale les créneaux qu'elle n'a pas pu couvrir ; le gérant corrige et décide. Une version publiée sur les téléphones, confirmée par chacun, verrouillée à J-2. Des échanges et des absences demandés depuis le téléphone, vérifiés contre les règles des deux personnes avant d'arriver à l'approbateur, avec des remplaçants proposés. Un pointage comparé au planning poste par poste, des écarts notés, et des heures comptées exportées vers la paie.
Ce guide s'adresse au restaurant, à la pharmacie, à la clinique, à la chaîne de magasins, au centre d'appels, à la société de gardiennage, à la salle de sport de le guide sur la salle de sport, et au fondateur installé en France qui veut savoir, le mardi, que le samedi soir est couvert. Il ne redit pas comment on planifie des machines et des ordres de fabrication, décrit dans le guide sur la planification de production, ni comment on répartit des techniciens sur des interventions, décrit dans le guide sur les interventions terrain ; ici il s'agit de personnes, de créneaux et de règles. La paie, les heures supplémentaires, les majorations et les règles légales du temps de travail sont pour le comptable et le conseil : l'application compte les heures planifiées et pointées et applique les seuils que le gérant écrit, elle ne dit pas lesquels écrire.
Planifier une semaine, en six temps
La proposition est l'étape accentuée : l'application affecte, explique et signale les trous ; le gérant décide.
Calculer les besoins : pour chaque créneau et chaque poste, cuisine, salle, caisse, comptoir, le besoin vient de l'activité des mêmes créneaux sur les dernières semaines, couverts, tickets, rendez-vous du guide sur la réservation en ligne, plus les réservations déjà prises et les événements saisis ; le gérant corrige et écrit, et le chiffre est gardé avec sa source. Écrire les contraintes : les dures, qu'un planning valide doit respecter, qualifications requises sur un créneau, heures maximales par semaine, repos minimal entre deux postes, jours de repos, indisponibilités que chacun saisit sur son téléphone ; les souples, qu'on cherche à satisfaire sans obligation, préférences de jours, binômes. Proposer : l'application cherche une affectation qui respecte toutes les contraintes dures et satisfait le plus de souples, explique chaque choix et signale les créneaux qu'elle n'a pas pu couvrir ; le gérant déplace, remplace, accepte.
Publier : une seule version, sur les téléphones selon le guide sur les notifications, confirmée par chacun d'un geste, verrouillée à J-2 ; après le verrou, un changement passe par un échange ou une absence, jamais par une retouche silencieuse. Échanger et remplacer : une demande d'échange entre deux personnes est vérifiée contre les règles des deux, heures, repos, qualification, avant d'arriver à l'approbateur ; une absence déclarée depuis le téléphone déclenche une liste de remplaçants proposés, par qualification, heures et distance au poste, et le premier qui accepte est affecté. Pointer et compter : le pointage sur place, selon le guide sur la connexion par téléphone, est comparé au planning poste par poste ; les écarts sont notés, jamais recopiés ; les heures comptées partent vers la paie selon le guide sur l'intégration.
Une semaine de planning : besoins par créneau, affectés, un trou
La figure est la grille d'un restaurant : trois créneaux, sept jours, et dans chaque case les affectés sur le besoin.
Le besoin : matin, midi, soir, pour quatorze employés ; les chiffres viennent des couverts des huit dernières semaines sur les mêmes créneaux, plus les réservations déjà prises, 84 couverts le samedi soir ; le gérant les a corrigés une fois, pour un anniversaire le jeudi, et la correction est gardée avec son motif. Les affectés : chaque case compte les personnes affectées, qualifiées pour le poste, sous leurs heures maximales, avec leur repos respecté ; une case verte n'est pas une case pleine, c'est une case qui respecte les règles. Le trou : samedi soir, cinq sur six ; il apparaît le mardi à la proposition, pas le samedi à 18 h.
La proposition : Karim, 34 heures cette semaine sur 40, 13 heures de repos avant, qualifié salle, et sa préférence pour le samedi respectée ; une seconde option, Nadia, avec ses propres chiffres ; neuf autres personnes ont été filtrées par les contraintes dures, heures, repos ou qualification, et le gérant peut voir pourquoi chacune. Le gérant choisit ; l'application ne décide pas. Les totaux : les heures planifiées par jour montrent où la semaine est lourde, et le tableau du mois montre qui approche de son maximum. Besoins, affectations et noms sont un exemple construit.
«Le besoin par créneau est calculé depuis l'activité, puis écrit ; le planning se compare au besoin, pas à l'habitude, et le trou du samedi se voit le mardi.»
La semaine d’Amina : planifié, pointé, échangé, remplacée
La figure suit une employée pendant sept jours : ce qui était prévu, ce qui a été pointé, et ce qui a changé entre les deux.
Le planifié : cinq postes sur la semaine, deux jours de repos, et les règles écrites visibles en haut : 40 heures au plus, 11 heures de repos entre deux postes, deux jours de repos ; ce sont les règles de ce gérant, pas celles de ce guide. Le pointé : sous chaque poste, la barre du pointage ; lundi et vendredi collent au planning ; mardi, un retard de douze minutes est noté avec sa durée, sans que personne ne retape quoi que ce soit, et sans qu'il disparaisse. L'échange : jeudi, Amina a demandé à échanger son midi avec Yacine ; l'application a vérifié les heures et le repos des deux, puis le gérant a approuvé ; les heures des deux ont été recalculées.
Le remplacement : samedi, Amina déclare une absence à 6 h 40 depuis son téléphone ; l'application propose trois remplaçants qualifiés et sous leur maximum, dans l'ordre, et Sofiane accepte à 7 h 05 ; le gérant n'a passé aucun appel. Le compte : 29 heures planifiées en début de semaine, 17 heures pointées après l'échange et le remplacement, et les 12 heures passées à Yacine et Sofiane comptées chez eux ; les heures de chacun partent vers la paie, dont les règles ne sont pas dans l'application. Horaires et noms sont un exemple construit.
«Un échange ou un remplacement est vérifié contre les règles des deux personnes avant d'arriver à l'approbateur ; ce qui viole une contrainte dure n'arrive jamais.»
Six situations réelles, et ce que l’application fait
Chaque ligne est une phrase entendue dans une équipe qui travaille par créneaux, et la réponse est une règle écrite, pas un tableau blanc.
Le samedi soir, il manque toujours quelqu'un : le besoin est calculé par créneau, et le trou est signalé à la proposition, le mardi ; le gérant a quatre jours, pas quatre minutes. Deux employés ont échangé sans prévenir : l'échange se demande dans l'application, les règles des deux sont vérifiées, le gérant approuve ou refuse, et le pointage sait qui devait être là. Le diplômé n'est pas là à 14 h : la qualification est une contrainte dure sur le créneau ; un créneau qui l'exige ne se valide pas sans, ni à la proposition, ni à l'échange.
Un employé fait 58 heures, un autre 22 : les heures de la semaine s'affichent à chaque affectation, le maximum écrit bloque, et l'équilibre entre personnes est mesuré au mois. L'absent du matin est découvert à 8 h 05 : l'absence se déclare depuis le téléphone, les remplaçants sont proposés dans l'ordre, et le premier qui accepte est affecté en minutes. Le planning change trois fois par jour : une seule version publiée, verrouillée à J-2 ; après, chaque changement est un échange ou une absence, tracé selon le guide sur les rôles et notifié aux personnes concernées.
Le planning des équipes, en cinq couches
Les contraintes sont la couche accentuée : écrites par le gérant, les dures ne se contournent pas et les souples se pèsent.
Besoins. Par créneau et par poste, calculés depuis l'activité passée, les réservations et les événements, corrigés à la main et écrits avec leur source ; un besoin est un chiffre, pas une habitude, et il se recalcule chaque semaine par une tâche de fond selon le guide sur les tâches en arrière-plan. Contraintes. Les dures sont celles qu'un planning valide doit respecter : une personne ne tient pas deux postes en même temps, un créneau qui exige une qualification l'obtient, les heures maximales par semaine, le repos minimal entre deux postes, les jours de repos, les indisponibilités ; les souples sont celles qu'on cherche à satisfaire sans obligation, préférences, binômes. Cette distinction est celle de la description courante du problème d'affectation d'équipes aux postes, connu pour être difficile à résoudre de façon exacte quand les contraintes s'accumulent ; c'est pourquoi l'application propose et explique, elle n'impose pas. Proposition. Une recherche d'affectations sous les contraintes dures, qui pèse les souples, explique chaque choix, et signale les trous ; le gérant corrige et décide, et sa décision est journalisée.
Publication et échanges. Une version publiée sur les téléphones, confirmée, verrouillée à J-2 ; après le verrou, les échanges et les absences sont vérifiés contre les règles des personnes concernées avant d'arriver à l'approbateur, avec des remplaçants proposés ; chaque changement recalcule les heures de chacun et notifie ceux que ça concerne ; tout fonctionne hors ligne selon le guide sur le hors ligne, le pointage y compris. Pointage et mesure. Le pointage est comparé au planning poste par poste ; les écarts, retard, départ anticipé, poste non pointé, sont notés avec leur durée ; les heures comptées partent vers la paie, dont les règles ne sont pas dans l'application ; et le gérant lit dans son tableau de bord la couverture des créneaux, l'équilibre des heures, les échanges, les absences, le délai de remplacement, avec les définitions à côté. Le fondateur en France voit la même chose selon le guide sur la gestion à distance.
Planifier les équipes en 2027, en semaines
Sept semaines, la première sans code, et deux pour les besoins et les contraintes, parce que la proposition n'est qu'une recherche sous ces deux couches.
- Ce que le gérant voit : le mardi, la semaine suivante avec ses trous ; chaque jour, qui est là et qui a pointé ; les échanges à approuver avec les règles déjà vérifiées ; le mois, les heures par personne.
- Ce que les équipes ne font plus : photographier le tableau blanc, demander dans le groupe qui travaille demain, échanger sans prévenir, découvrir un absent à l'ouverture.
- Ce qui est mesuré : couverture des créneaux, équilibre des heures entre personnes, échanges et absences, délai de remplacement, écarts de pointage, créneaux validés sans la qualification requise, qui doivent rester à zéro.
Semaine 1, règles : les postes et les créneaux, les qualifications par poste, les heures maximales, le repos minimal, les jours de repos, les préférences admises, qui approuve un échange, le délai de verrouillage ; avec le gérant, sans code. Semaines 2 et 3, besoins et contraintes : besoins par créneau calculés depuis l'historique et les réservations, contraintes dures et souples écrites, indisponibilités saisies par chacun depuis son téléphone. Semaine 4, proposition : affectations sous contraintes, explications, trous signalés, correction par le gérant, publication avec confirmation.
Semaine 5, échanges et absences : demandes depuis le téléphone, règles vérifiées, approbation, remplaçants proposés, notifications, heures recalculées. Semaine 6, pointage : pointage sur place, comparaison poste par poste, écarts notés, heures comptées, export vers la paie. Semaine 7, mesure : couverture des créneaux, équilibre des heures, échanges, absences, délai de remplacement, revue du lundi avec les chefs d'équipe.
- D'où vient le besoin par créneau ?
- De l'activité des mêmes créneaux sur les dernières semaines, couverts, tickets, rendez-vous, plus les réservations déjà prises et les événements que le gérant saisit ; l'application calcule un chiffre et le gérant le corrige et l'écrit, avec sa source. Un besoin corrigé à la main est gardé comme tel, et le mois suivant on voit si la correction était juste.
- L'application décide-t-elle du planning ?
- Non : elle propose une affectation qui respecte toutes les contraintes dures, satisfait le plus de contraintes souples possible, explique chaque choix et signale les créneaux qu'elle n'a pas pu couvrir ; le gérant déplace, remplace et décide. Affecter des personnes à des postes sous des contraintes est un problème connu pour être difficile à résoudre exactement ; une proposition expliquée que le gérant corrige vaut mieux qu'un optimum que personne ne comprend.
- Qui écrit les seuils d'heures et de repos ?
- Le gérant, dans les règles, par poste ou par contrat : heures maximales par semaine, repos minimal entre deux postes, jours de repos. L'application les applique à chaque affectation, échange et remplacement ; elle ne dit pas lesquels écrire. Les règles légales du temps de travail, la paie, les heures supplémentaires et les majorations sont pour le comptable et le conseil.
- Comment se fait un échange de poste ?
- Une personne propose son poste à une autre depuis son téléphone ; l'application vérifie les heures, le repos et la qualification des deux avant que la demande n'arrive à l'approbateur ; il approuve ou refuse ; les heures des deux sont recalculées et les deux sont notifiées. Un échange qui viole une contrainte dure n'arrive jamais à l'approbateur.
- Et une absence le matin même ?
- Elle se déclare depuis le téléphone, avec un motif ; l'application propose les remplaçants qualifiés, sous leur maximum et avec leur repos, dans l'ordre que le gérant a écrit, par exemple le moins d'heures d'abord ; le premier qui accepte est affecté, les autres sont prévenus. Le délai entre la déclaration et le remplacement est mesuré.
- Le pointage remplace-t-il la paie ?
- Non : il compare la présence au planning poste par poste, note les écarts avec leur durée, et compte les heures, qui sont exportées vers la paie selon le guide sur l'intégration. Ce que valent ces heures, majorations, heures supplémentaires, absences payées ou non, est une question de paie et de règles, hors de l'application.
- Combien de temps pour mettre ça en place ?
- Sept semaines dans le calendrier type, la première sans code et deux pour les besoins et les contraintes. Un commerce à une équipe et trois créneaux prend moins ; une chaîne à plusieurs sites, avec des qualifications par poste et des personnes qui tournent entre sites, prend plus, le temps d'écrire les règles de chaque site.