Réponse courte. Une demande par besoin, depuis le téléphone : article ou description, quantité, centre de coût, justification, devis joint. Une chaîne d'approbation écrite une fois par le gérant, par seuil de montant et par centre de coût, avec une délégation quand l'approbateur est absent, jouée par le code : le demandeur ne peut pas s'approuver, et la station qui n'est pas requise pour ce montant est sautée. Une enveloppe par centre de coût et par période, avec quatre chiffres, dépensé, engagé, en attente, disponible, consommée au moment de l'approbation, pas à la facture. Un bon de commande numéroté généré depuis la demande approuvée, envoyé au fournisseur référencé avec accusé, avec une date attendue au délai mesuré. Une réception liée au bon, et un rapprochement à trois, facture, bon, réception : une facture sans numéro de bon est retournée au fournisseur, un écart est bloqué jusqu'à l'avoir ou au bon complémentaire. Un tableau par centre de coût dit chaque matin ce qui reste.
Ce guide s'adresse à l'entreprise de vingt à deux cents personnes où plusieurs chefs achètent, au fabricant, au distributeur, à la clinique, à l'école privée, au groupe de sociétés, et au fondateur installé en France qui veut approuver depuis son téléphone et savoir, avant le bilan, ce qui a été engagé. Il ne redit pas comment on réapprovisionne un stock, point de commande et proposition par fournisseur, décrit dans le guide sur le réapprovisionnement, ni comment on contrôle la qualité de ce qui est livré, décrit dans le guide sur le contrôle à la réception ; ici il s'agit des achats hors stock et des achats de stock vus du côté de qui décide : pièces, services, équipements, publicité, travaux. Les règles comptables et fiscales, imputations, pièces justificatives exigées, et les règles des marchés publics sont pour le comptable et le conseil ; ce guide construit l'application qui demande, approuve, engage, commande et rapproche.
Les achats, en cinq couches
La règle d'approbation est la couche accentuée : elle est écrite une fois et jouée par le code, jamais choisie au cas par cas.
Demande. Une demande par besoin, pas par fournisseur : l'article s'il existe au catalogue, sinon une description, la quantité, le centre de coût, la justification en une phrase, le devis du fournisseur en pièce jointe photographiée selon le guide sur les photos qui font foi ; depuis le téléphone, hors ligne selon le guide sur le hors ligne, parce que le chef d'atelier n'est pas devant un ordinateur. Une demande d'achat est, dans la description courante, une requête interne pour obtenir des biens ou des services ; elle n'engage personne tant qu'elle n'est pas approuvée. Règles d'approbation. Une chaîne par seuil de montant et par centre de coût : par exemple chef de service jusqu'à 100 000 dinars, gérant jusqu'à 500 000, direction au-delà, chaque station pouvant différer par centre ; une délégation écrite après un délai d'absence ; la séparation entre demandeur et approbateur ; le tout joué par le code, avec les rôles de le guide sur les rôles, et journalisé. La station non requise est sautée, celle qui est requise ne peut pas être contournée. Budget. Une enveloppe par centre de coût et par période, écrite par le gérant ; quatre chiffres recalculés à chaque demande, dépensé, engagé par les bons ouverts, en attente d'approbation, disponible ; l'enveloppe est consommée à l'approbation, et la règle de dépassement, alerte, blocage ou remontée à la direction, est écrite.
Bon et réception. Le bon de commande est généré depuis la demande approuvée, numéroté, avec le fournisseur référencé, et envoyé par e-mail ou WhatsApp selon le guide sur les notifications avec un accusé ; dans la description courante, un bon de commande est un document commercial émis par l'acheteur au vendeur, qui indique les types, quantités et prix convenus ; ce qu'il engage juridiquement est une question pour le conseil, pas pour ce guide. La date attendue vient du délai mesuré du fournisseur, et la réception est liée au bon : quantité reçue, contrôle selon le guide sur le contrôle à la réception, écart noté. Un fournisseur nouveau est référencé avec une approbation avant son premier bon. Rapprochement. La facture est rapprochée du bon et de la réception, ligne à ligne ; une facture sans numéro de bon est retournée au fournisseur, pratique connue sous le nom de « pas de bon, pas de paiement » ; un écart de quantité ou de prix est bloqué jusqu'à l'avoir ou au bon complémentaire approuvé ; les factures rapprochées sont exportées vers la comptabilité selon le guide sur l'intégration, et leur lecture automatique suit le guide sur la lecture de factures.
Acheter, en six temps
L'approbation est l'étape accentuée : elle suit une chaîne écrite, se donne depuis le téléphone, et engage l'enveloppe à l'instant où elle est donnée.
Demander : le chef d'atelier photographie le devis, choisit l'article ou décrit le besoin, met le centre de coût, et soumet ; il voit tout de suite l'enveloppe du centre et sa chaîne. Vérifier le budget : l'application calcule le disponible, enveloppe moins dépensé moins engagé moins en attente, et l'affiche à chaque approbateur ; au-dessus de l'enveloppe, la règle écrite s'applique, blocage ou remontée. Approuver : chaque station reçoit une notification, approuve ou refuse avec un motif depuis le téléphone, signé et horodaté ; après le délai d'absence écrit, la délégation prend la main ; la station non requise est sautée par la règle.
Commander : le bon est généré depuis la demande sans ressaisie, numéroté, imprimé ou envoyé selon le guide sur l'impression, avec accusé ; l'enveloppe passe de « en attente » à « engagé ». Réceptionner : la réception est saisie contre le bon, quantité, contrôle, photo, écart noté ; une livraison partielle laisse le reste engagé. Rapprocher et payer : la facture cite le numéro de bon, sinon elle est retournée ; elle est rapprochée du bon et de la réception ; un écart bloque ; une fois rapprochée, elle passe en « dépensé » et part vers la comptabilité ; le paiement lui-même se fait avec les moyens de l'entreprise, hors de ce guide.
«La chaîne d'approbation est écrite une fois, par seuil et par centre de coût, et jouée par le code : la station non requise est sautée, la station requise ne peut pas être contournée.»
Une demande d’achat : chaîne d’approbation, budget engagé, bon généré
La figure suit une demande de 486 000 dinars pendant deux heures quarante-quatre. Personne n'a choisi qui devait signer : la règle l'a fait.
La chaîne : le chef d'atelier approuve jusqu'à 100 000 dinars ; ce montant dépasse, sa station est sautée ; le gérant approuve jusqu'à 500 000 et reçoit la demande sur son téléphone avec le devis et l'enveloppe ; la direction, au-delà de 500 000, n'est pas requise. Le gérant approuve à 11 h 20 avec un motif, remplacement, et la signature est journalisée. S'il n'avait pas répondu en 48 heures, la délégation écrite aurait pris la main, et la demande ne serait pas restée bloquée pendant son voyage. L'enveloppe : maintenance atelier, quatrième trimestre, 2 400 000 dinars ; 1 310 000 dépensés sur factures rapprochées, 420 000 engagés par des bons ouverts, 486 000 pour cette demande ; il reste 184 000, soit 7,7 pour cent, et l'alerte sous 10 pour cent part au gérant avec l'approbation.
Le bon : généré à 11 h 24, numéroté, avec le fournisseur référencé, envoyé par WhatsApp et en PDF, accusé à 11 h 31 ; la date attendue, le 25 novembre, vient du délai mesuré de ce fournisseur sur ses dernières livraisons, pas de sa promesse. Ce que le fournisseur sait : que sa facture devra citer ce numéro, sinon elle reviendra. Ce qui n'a pas été ressaisi : la ligne de la demande est devenue la ligne du bon, puis la ligne de la réception, puis la ligne rapprochée de la facture ; un seul enregistrement, quatre états. Montants, seuils et noms sont un exemple construit.
Le trimestre par centre de coût : dépensé, engagé, en attente
La figure est le tableau du gérant : pour chaque enveloppe, trois chiffres contre un budget, et le nombre de factures arrivées sans bon.
Les barres : le dépensé, factures rapprochées ; l'engagé, bons ouverts non encore facturés ; l'en attente, demandes soumises pas encore approuvées ; les trois contre la ligne du budget. Le marketing dépasse avec ses demandes en attente : elles sont bloquées jusqu'à une décision du gérant, qui peut augmenter l'enveloppe, refuser, ou remonter à la direction, selon la règle écrite. Les fournitures sont à 92 pour cent avec un mois restant : l'alerte est partie. Les factures sans bon : quatre sur le trimestre, retournées au fournisseur avec un message automatique qui demande le numéro de bon ; le chef qui avait acheté au téléphone doit créer une demande a posteriori, signée, visible dans le tableau comme telle.
Le délai d'approbation : 1,9 jour en médiane de la soumission à la dernière signature, lu aussi par approbateur, parce qu'un gérant qui met cinq jours bloque l'atelier autant qu'un budget. D'où viennent les chiffres : chaque demande, approbation, bon, réception et facture est un événement ; les agrégats sont recalculés chaque nuit par une tâche de fond selon le guide sur les tâches en arrière-plan et arrivent dans le tableau de bord du gérant avec leur définition à côté. Dans un groupe de sociétés, chaque société a ses enveloppes et sa chaîne, selon le guide sur le multi-sociétés. Centres de coût, budgets et montants sont un exemple construit.
«L'enveloppe se consomme à l'approbation, pas à la facture : dépensé, engagé, en attente, disponible, recalculés à chaque demande, et un dépassement qui se voit le jour même.»
Six situations réelles, et ce que l’application fait
Chaque ligne est une phrase entendue dans une entreprise où plusieurs personnes achètent, et la réponse est une règle, pas un gérant qui signe tout.
Le chef a acheté au téléphone : la facture arrive sans numéro de bon et repart ; le chef crée une demande a posteriori, qui suit la chaîne et reste marquée comme telle ; au troisième achat sans bon, le tableau le montre. L'approbateur est en congé : la délégation écrite prend la main après le délai, et l'approbation se fait depuis le téléphone, en voyage, hors ligne si besoin. On ne sait pas ce qu'il reste : l'enveloppe affiche dépensé, engagé, en attente et disponible, recalculés à chaque demande, avec une alerte sous le seuil écrit.
Un fournisseur inconnu est payé : un fournisseur est référencé, avec ses coordonnées et son RIB photographié, et approuvé avant son premier bon ; une facture d'un fournisseur non référencé n'a pas de bon, donc pas de paiement. La facture dit 12, le bon disait 10 : le rapprochement à trois bloque l'écart ; soit un avoir, soit un bon complémentaire approuvé par la chaîne, jamais un paiement de 12 sans regarder. Les petits achats en espèces disparaissent : une note de frais avec photo du reçu, centre de coût et plafond écrit, approuvée par la même chaîne ; ou une sortie de caisse avec motif, selon le guide sur les sessions de caisse.
Mettre les achats sous règle en 2027, en semaines
Sept semaines, la première sans code, et deux pour la demande et l'approbation, parce que le budget, le bon et le rapprochement ne sont que des lectures d'une approbation donnée selon la règle.
- Ce que le gérant voit : les demandes qui l'attendent, avec le devis et l'enveloppe ; chaque matin, par centre de coût, dépensé, engagé, en attente, disponible ; les factures retournées ; les achats a posteriori.
- Ce que les chefs ne font plus : acheter au téléphone, attendre le retour du gérant, retaper un bon, deviner ce qu'il reste sur le budget.
- Ce qui est mesuré : dépensé et engagé par centre de coût, délai d'approbation par station, factures sans bon, écarts facture-bon, demandes a posteriori, délai fournisseur réel.
Semaine 1, règles : les centres de coût, les seuils par montant, la chaîne par centre, les délégations et leur délai, les enveloppes du trimestre, la règle de dépassement, le plafond des notes de frais, qui référence un fournisseur ; avec le gérant, sans code. Semaines 2 et 3, demande et approbation : demande depuis le téléphone avec pièces jointes, chaîne jouée par le code, notifications, délégation, signature, journal, séparation demandeur et approbateur. Semaine 4, budget : enveloppes par centre et période, engagé à l'approbation, disponible calculé, alertes, blocage ou remontée.
Semaine 5, bon et fournisseurs : bon généré et envoyé avec accusé, fournisseurs référencés avec approbation, délai attendu mesuré, bons complémentaires. Semaine 6, réception et rapprochement : réception liée au bon, rapprochement à trois, pas de bon pas de paiement, écarts bloqués, export comptable des factures rapprochées. Semaine 7, mesure : dépensé et engagé par centre, délai d'approbation par approbateur, factures sans bon, écarts, demandes a posteriori, revue du lundi.
- Qui écrit la chaîne d'approbation, et peut-elle changer ?
- Le gérant, dans les règles, par seuil de montant et par centre de coût, avec les délégations et leur délai ; elle change sans développement, et chaque changement est journalisé avec sa date. Une demande garde la chaîne en vigueur au moment de sa soumission ; on ne change pas la règle pour faire passer une demande.
- Que se passe-t-il quand l'enveloppe est dépassée ?
- Ce que la règle écrite dit : blocage de la demande, remontée à la station supérieure, ou simple alerte, par centre de coût. Le gérant peut augmenter l'enveloppe, avec signature et motif journalisés ; l'augmentation est visible dans le tableau. L'enveloppe se consomme à l'approbation, pas à la facture : on ne découvre pas un dépassement trois mois après.
- Pourquoi « pas de bon, pas de paiement » ?
- Parce qu'une facture sans numéro de bon n'a ni demande, ni approbation, ni réception à laquelle se rapprocher, et que la payer revient à accepter n'importe quel achat a posteriori. La facture est retournée au fournisseur avec un message automatique ; le chef qui a acheté crée une demande a posteriori, qui suit la chaîne et reste marquée. C'est une pratique connue, pas une règle légale, et ce guide ne dit pas ce qu'une loi impose.
- Et les achats urgents, une panne un dimanche ?
- La chaîne a une voie d'urgence écrite : un seuil, une ou deux personnes joignables, une approbation depuis le téléphone en quelques minutes, et une demande a posteriori si l'achat a dû se faire avant ; tout est journalisé et visible dans le tableau. L'urgence n'est pas une absence de règle, c'est une règle plus courte.
- Les achats de stock passent-ils par là aussi ?
- La proposition de commande du guide sur le réapprovisionnement devient une demande qui suit la même chaîne et consomme l'enveloppe du dépôt ; le bon, la réception et le rapprochement sont les mêmes. La différence est à l'origine : un calcul de point de commande au lieu d'un besoin saisi par un chef.
- Comment le fondateur en France approuve-t-il ?
- Depuis son téléphone, avec le devis photographié, l'enveloppe et la chaîne sous les yeux, en quelques secondes, et hors ligne si besoin, l'approbation partant au retour du réseau. Il voit aussi le tableau par centre de coût chaque matin, selon le guide sur la gestion à distance ; il n'a plus besoin d'appeler pour savoir.
- Combien de temps pour mettre ça en place ?
- Sept semaines dans le calendrier type, la première sans code et deux pour la demande et l'approbation. Une entreprise qui a déjà les fournisseurs et le rapprochement du guide sur le réapprovisionnement prend moins ; un groupe avec plusieurs sociétés, plusieurs chaînes et des dizaines de centres de coût prend plus, le temps d'écrire les règles de chacun.