Réponse courte. Un référentiel des emballages : types, caution par type, propriétaire, seuils de quantité et d'ancienneté par client, numéros gravés pour les fûts et les bouteilles de gaz. Des mouvements : chaque livraison et chaque reprise à chaque arrêt est un mouvement compté, horodaté, géolocalisé, photographié et signé par le client sur le solde, pas seulement sur la livraison ; le solde d'un client est la somme de ces mouvements, il ne se saisit jamais. Une caution calculée sur le solde, facturée au-dessus d'un seuil ou dès la livraison, remboursée au retour, selon la règle écrite par le gérant. Des relances au seuil de quantité ou d'ancienneté, par WhatsApp, avec visite planifiée dans la tournée et caution facturée. Un inventaire qui somme le parc, dépôt plus camions plus clients, compte, et radie l'écart avec un motif ; et une mesure, taux de retour par client, rotation, radiations, commande de casiers neufs.
Ce guide s'adresse au distributeur de boissons et à l'embouteilleur, au distributeur d'eau en bonbonnes, au distributeur de gaz en bouteilles, à la laiterie et à la boulangerie qui livrent en casiers, à toute entreprise qui prête des palettes, des fûts ou des bacs, et au fondateur installé en France qui veut savoir combien de casiers sont chez les clients et depuis quand. Il ne redit pas comment une tournée s'ordonne et se replanifie, décrit dans le guide sur les tournées, ni comment le crédit client se lettre et se relance, décrit dans le guide sur le crédit client ; ici il s'agit des emballages, biens qui partent et doivent revenir. Dans la description courante, un emballage réutilisable est conçu pour être réemployé sans perte de sa fonction protectrice, dans des cycles de retour, nettoyage et remplissage, et il porte souvent un code-barres ou une puce pour être identifié ; ce guide construit l'application qui suit ces cycles client par client. Le traitement comptable et fiscal des cautions est pour le comptable ; l'application calcule, facture et exporte selon la règle qu'il écrit avec le gérant.
Un arrêt de tournée : livré, repris, solde signé, caution
La figure est un arrêt vu de l'application du chauffeur : trois types d'emballages, le solde avant, le livré, le repris, le solde après, et la caution détenue.
Le comptage : à chaque arrêt, le chauffeur compte ce qu'il livre et ce qu'il reprend, par type ; pour les fûts et les bouteilles de gaz, il scanne le numéro gravé, et l'unité est suivie une par une selon le guide sur les numéros de série ; pour les casiers, il compte, et la photo de la pile reprise, horodatée et géolocalisée selon le guide sur les photos qui font foi, fait foi. La signature : le client signe le solde après, quarante-quatre casiers, deux palettes, deux fûts, pas seulement la livraison du jour ; c'est ce qui change tout : il ne pourra pas dire la semaine suivante qu'il a tout rendu, et il voit le même solde sur son portail selon le guide sur le portail de commande et sur le reçu WhatsApp qu'il reçoit à l'instant. Le solde : trente-six plus quarante moins trente-deux font quarante-quatre ; il n'est pas saisi, il est calculé, et il l'est hors ligne selon le guide sur le hors ligne, parce que la tournée passe là où le réseau ne passe pas.
La caution : deux cent cinquante dinars par casier, trois mille par palette, mille cinq cents par fût, écrits dans le référentiel ; vingt mille dinars détenus pour ce client après l'arrêt, calculés, pas recopiés. La règle écrite dit si la caution est facturée dès la livraison, ou seulement au-dessus d'un seuil de quantité ou d'ancienneté, et comment elle est remboursée au retour ; ici elle est facturée au-delà de quarante casiers. L'alerte : quarante-quatre casiers au-dessus du seuil de quarante depuis vingt-trois jours ; la relance WhatsApp est programmée selon le guide sur les notifications, et le chauffeur n'a rien eu à négocier. Le dépôt : le comptage de l'arrêt arrive sans ressaisie, et le camion se solde à l'arrivée, chargé moins livré plus repris égale déchargé, ou bien un écart attribué au chauffeur. Quantités, cautions et noms sont un exemple construit.
«Le solde d'un client n'est jamais saisi : c'est la somme des mouvements signés à chaque arrêt, livré moins repris, avec la photo et l'heure.»
Où sont les 12 400 casiers : dépôt, camions, clients par ancienneté, radiés
La figure est l'inventaire du gérant : le parc entier sur une barre, chaque casier dans un segment, et les cinq soldes qui demandent une action.
La somme : le parc est de douze mille quatre cents casiers ; trois mille cent quatre-vingts sont au dépôt, comptés ce matin ; mille deux cent quarante dans six camions en tournée, chargés moins livrés plus repris ; cinq mille cent chez des clients depuis moins de trente jours, la rotation normale d'une boisson ; mille six cent vingt entre trente et un et soixante jours, relancés au seuil ; huit cent quarante depuis plus de soixante jours, caution facturée, visite ou reprise planifiée ; quatre cent vingt radiés cette année, avec un motif et une décision du gérant selon le guide sur les rôles. La somme fait le parc, et un casier qui n'est dans aucun segment n'existe pas.
Les cinq soldes : les clients qui dépassent un seuil, en quantité ou en ancienneté, avec ce qui a été fait, relance, visite planifiée dans la tournée du jeudi, caution facturée avec son numéro de facture, réponse du client ; le gérant lit qui doit agir, pas une liste de noms. La comparaison : quatre cent vingt radiés cette année contre mille neuf cents l'an passé sans application ; ce chiffre, calculé par une tâche de fond selon le guide sur les tâches en arrière-plan et affiché dans le tableau de bord avec sa définition, est celui qui justifie l'application. La commande de neufs : elle suit les radiations et la rotation, pas le sentiment que le dépôt est vide. Chiffres et noms sont un exemple construit.
«Chaque casier est quelque part : au dépôt, dans un camion, chez un client avec une date, ou radié avec un motif ; la somme fait le parc.»
Six situations réelles, et ce que l’application fait
Chaque ligne est une phrase entendue chez un distributeur qui livre en casiers, et la réponse est un solde signé, pas un chauffeur plus honnête.
On a perdu 400 casiers : le solde de chaque client est la somme de ses mouvements signés, le parc est la somme des segments, et l'écart à l'inventaire est radié avec un motif, pas découvert avec stupeur ; on sait chez qui, et depuis quand. Le client dit qu'il a tout rendu : il a signé le solde à chaque arrêt, la photo est horodatée, et il voit le même solde sur son portail ; la conversation a une base. Le chauffeur a échangé des casiers contre des espèces : le camion est compté au départ et au retour, l'écart lui est attribué, et une reprise contre espèces est soit interdite, soit tracée comme une vente d'emballage avec son mouvement de caisse selon le guide sur les sessions de caisse.
La caution n'est jamais facturée : elle est calculée sur le solde, facturée selon la règle écrite, au seuil ou dès la livraison, remboursée au retour, et exportée vers la comptabilité selon le guide sur l'intégration ; le comptable décide de son traitement, l'application lui donne les chiffres. On ne sait pas combien de casiers neufs commander : les radiations sont comptées, le parc disponible est projeté sur la rotation, et la commande part au seuil écrit. Les palettes du fournisseur se mélangent aux nôtres : chaque emballage a un propriétaire, et le solde avec un fournisseur se tient comme le solde avec un client, en sens inverse ; on rend les siennes, on garde les nôtres.
Une tournée d’emballages, en six temps
La reprise à chaque arrêt est l'étape accentuée : comptée, photographiée, et signée par le client sur le solde.
Charger : au départ, le chauffeur compte les emballages chargés par type, et signe ; c'est la base du solde du camion. Livrer et reprendre : à chaque arrêt, compter, photographier, faire signer le solde ; les mouvements partent au dépôt dès qu'il y a du réseau ; la tournée elle-même est celle du guide sur les tournées, ou la prévente de le guide sur la prévente si le commercial passe avant le camion. Solder : le solde du client se recalcule à chaque mouvement ; la caution est facturée ou remboursée selon la règle écrite, et la facture ou l'avoir part avec la facture de marchandise.
Décharger : au retour, compter ; chargé moins livré plus repris doit égaler déchargé ; sinon l'écart est attribué au chauffeur et à la tournée, et le gérant le voit le soir même. Relancer : les seuils de quantité et d'ancienneté déclenchent une relance WhatsApp, une visite planifiée dans la prochaine tournée, ou une caution facturée ; la règle parle, le chauffeur ne négocie pas. Inventorier : le dépôt est compté, les camions sont soldés, les clients ont leurs soldes signés ; la somme est comparée au parc, et l'écart est radié avec un motif, casse, perte, vol, par une personne qui en a le droit.
Les emballages consignés, en cinq couches
Les mouvements sont la couche accentuée : chaque livraison et chaque reprise est signée, et le solde est leur somme, jamais une saisie.
Référentiel. Les types d'emballages, casier, bonbonne, bouteille de gaz, fût, palette, bac, avec la caution par type, le propriétaire, l'entreprise, un fournisseur, un client ; les seuils de quantité et d'ancienneté par client, ou par catégorie de client ; les numéros gravés pour les emballages suivis à l'unité. Un emballage est un bien, pas un consommable, et il n'entre pas dans le stock de marchandises de le guide sur le stock : il a son propre journal. Mouvements. Chaque livraison ou reprise, à chaque arrêt, est un mouvement par type, horodaté, géolocalisé, photographié, signé par le client sur le solde ; le solde d'un client est la somme de ses mouvements ; le solde d'un camion est chargé moins livré plus repris ; aucun solde ne se saisit, et un solde corrigé est un mouvement d'ajustement avec motif et signature. Caution. Calculée sur le solde et la caution par type ; facturée dès la livraison, ou au-dessus d'un seuil de quantité ou d'ancienneté, remboursée au retour, selon la règle écrite ; exportée vers la comptabilité ; le traitement comptable et fiscal est pour le comptable.
Relances. Les seuils déclenchent, par client, une relance WhatsApp avec le solde et la photo du dernier arrêt, une visite planifiée dans la tournée suivante, ou une caution facturée ; après un nombre écrit de relances, remontée au gérant ; le client voit son solde et ses relances sur son portail. Inventaire et mesure. Le parc est la somme du dépôt compté, des camions soldés et des soldes clients ; l'écart est radié avec un motif par une personne qui en a le droit ; les mesures sont le taux de retour par client, la rotation par type, les radiations par motif, les soldes par ancienneté, et la commande de neufs projetée. Le fondateur en France voit le parc et les cinq soldes qui demandent une action dans son tableau de bord.
Mettre les emballages sous solde en 2027, en semaines
Sept semaines, la première sans code, et deux pour les mouvements et les soldes, parce que la caution, les relances et l'inventaire ne sont que des lectures de mouvements signés.
- Ce que le gérant voit : chaque soir, les camions soldés et les écarts ; chaque matin, les soldes qui dépassent un seuil et ce qui a été fait ; chaque mois, le parc, les radiations et la commande de neufs.
- Ce que le chauffeur ne fait plus : noter dans un carnet, négocier un solde au comptoir, reprendre des casiers contre des espèces, expliquer au dépôt ce qui manque.
- Ce qui est mesuré : taux de retour par client, rotation par type, soldes par ancienneté, caution détenue, radiations par motif, écarts camion par chauffeur, délai entre relance et reprise.
Semaine 1, règles : les types d'emballages et leurs cautions, les propriétaires, les seuils de quantité et d'ancienneté par catégorie de client, la règle de facturation et de remboursement, qui radie et avec quels motifs ; avec le gérant et le comptable, sans code. Semaines 2 et 3, mouvements et soldes : comptage au chargement, livré et repris à chaque arrêt hors ligne, photo, signature du client sur le solde, solde par client et par camion calculés, portail client. Semaine 4, caution : calcul sur le solde, facturation au seuil ou à la livraison, remboursement au retour, export comptable.
Semaine 5, relances : seuils, WhatsApp avec solde et photo, visite planifiée dans la tournée, caution facturée, remontée au gérant. Semaine 6, reprise et inventaire : les soldes initiaux sont comptés chez chaque client avec sa signature, selon le guide sur la reprise des données, le dépôt est compté, le parc initial est écrit, et le premier écart est radié avec motif. Semaine 7, mesure : taux de retour, rotation, soldes par ancienneté, radiations, commande de neufs, revue du lundi.
- Pourquoi faire signer le solde et pas seulement la livraison ?
- Parce qu'une signature sur la livraison dit ce qui est entré, pas ce qui est encore chez le client ; une signature sur le solde dit les deux, et elle ferme la conversation de la semaine suivante. Le client voit le même solde sur son portail et sur son reçu WhatsApp, avec la photo du dernier arrêt.
- Comment la caution est-elle calculée et facturée ?
- Sur le solde par type, avec la caution écrite dans le référentiel ; la règle du gérant dit si elle est facturée dès la livraison, ou seulement au-dessus d'un seuil de quantité ou d'ancienneté, et comment elle est remboursée au retour ; la facture ou l'avoir part avec la facture de marchandise et vers la comptabilité. Le traitement comptable et fiscal de la caution est pour le comptable ; ce guide ne le décrit pas.
- Que se passe-t-il quand le camion revient avec un écart ?
- Chargé moins livré plus repris doit égaler déchargé ; l'écart est attribué au chauffeur et à la tournée, le gérant le voit le soir même, et il se règle par un mouvement d'ajustement avec motif et signature, ou par une retenue selon la règle de l'entreprise. Un écart qui se répète chez le même chauffeur se voit au mois.
- Et les emballages du fournisseur, les palettes, les bouteilles vides ?
- Chaque emballage a un propriétaire ; le solde avec un fournisseur se tient comme le solde avec un client, en sens inverse : ce qu'il nous a livré moins ce qu'on lui a rendu. On rend les siennes, on garde les nôtres, et la réclamation a un chiffre.
- Faut-il un code-barres sur chaque casier ?
- Non pour les casiers et les bacs, qui se comptent par type ; oui pour les fûts et les bouteilles de gaz, qui portent un numéro gravé et se suivent à l'unité, avec garantie et contrôle. Un code-barres ou une puce sur un emballage réutilisable sert à l'identifier et à le router, selon la description courante ; l'application accepte les deux, comptage par type et scan à l'unité.
- Comment reprend-on les soldes existants, qu'on ne connaît pas ?
- En les comptant une fois chez chaque client, avec sa signature, pendant une tournée dédiée ; le dépôt est compté, le parc initial est écrit, et le premier écart est radié avec motif. À partir de là, chaque solde est la somme de mouvements signés ; les clients qui refusent de signer un solde initial sont listés, et le gérant décide.
- Combien de temps pour mettre ça en place ?
- Sept semaines dans le calendrier type, la première sans code et deux pour les mouvements et les soldes. Un distributeur qui a déjà les tournées du guide sur les tournées prend moins ; une entreprise avec plusieurs dépôts, des emballages à l'unité et des fournisseurs qui livrent sur palettes consignées prend plus, le temps d'écrire les règles de chaque flux.