Réponse courte. Un ordre de sous-traitance : périmètre, quantité, prix, délai, jalons, règle de retenue en cas de retard, tolérance sur les matières ; envoyé au partenaire, accepté sur son portail ou par WhatsApp, et figé dans la version acceptée. Des matières confiées remises contre signature, avec un solde par partenaire comme un solde d'emballages : consommé, rendu, écart contre tolérance. Un suivi par jalons photographiés et livraisons partielles, le retard compté par livraison. Une réception contrôlée selon le plan de le guide sur le contrôle à la réception, qui sépare l'accepté du refusé. Un règlement calculé : accepté fois prix, moins la retenue calculée par la règle de l'ordre, matières soldées ; la facture du partenaire est rapprochée à ce chiffre, et pas d'ordre, pas de facture. Un tableau par partenaire : à l'heure, acceptées, prix contre référence, écart matière, niveau préféré, normal ou surveillé.
Ce guide s'adresse au fabricant de confection qui confie à des façonniers, à l'entreprise de bâtiment qui confie l'électricité et la plomberie, à l'installateur solaire qui confie la pose, au distributeur qui confie le transport, à la société de maintenance qui confie des interventions, et au fondateur installé en France qui veut savoir ce qui a été confié, à qui, pour quand, et ce qu'on doit vraiment payer. Dans la description courante, un sous-traitant est une personne ou une entreprise qui s'engage à exécuter tout ou partie des obligations du contrat d'un autre, et le donneur d'ordre y recourt pour des tâches précises d'un projet ; ce guide construit l'application qui tient ces tâches sous ordre. Il ne redit pas comment un achat de marchandise est demandé, approuvé et rapproché, décrit dans le guide sur les demandes d'achat ; ici le partenaire travaille sur ce qu'on lui confie. La validité des clauses de retenue ou de pénalité, et les règles du droit du travail sur la sous-traitance, sont pour le conseil ; l'application applique la règle que le gérant écrit dans l'ordre et que le partenaire accepte.
La sous-traitance, en cinq couches
La réception et le règlement sont la couche accentuée : tout y est calculé depuis l'ordre accepté, rien n'y est négocié après coup.
Ordre. Un ordre par travail confié : le périmètre en mots et en quantités, le prix unitaire ou forfaitaire, le délai, les jalons attendus avec leur preuve, la règle de retenue en cas de retard, par exemple un pour cent par jour plafonné à dix, la tolérance sur les matières, par exemple un pour cent ; envoyé, accepté par le partenaire, et versionné : une modification est un avenant accepté lui aussi. L'ordre peut naître d'une opération de gamme du guide sur la fabrication confiée à l'extérieur, d'une intervention du guide sur les interventions terrain, ou d'une commande client. Matières confiées. Tissu, pièces, composants, équipements remis au partenaire contre signature, pesés ou comptés ; un solde par partenaire tenu comme le solde d'emballages de le guide sur les emballages consignés : remis moins consommé moins rendu ; l'écart est comparé à la tolérance au règlement, et au-delà, il est facturé ou retenu selon la règle. Suivi. Le partenaire a un portail, le même que le portail de commande vu de l'autre côté, ou simplement WhatsApp selon le guide sur l'agent WhatsApp : accepter, photographier un jalon selon le guide sur les photos qui font foi, déclarer une livraison ; les livraisons partielles sont admises, et le retard se compte par livraison, pas sur l'ordre entier.
Réception et règlement. À chaque livraison, le contrôle selon le plan écrit pour ce travail sépare l'accepté du refusé, avec photos et défauts codés ; au dernier jalon, le règlement se calcule : accepté fois prix, moins la retenue calculée par la règle de l'ordre, plus ou moins l'écart matière au-delà de la tolérance ; la facture du partenaire est rapprochée à ce chiffre, et une facture sans ordre ou différente du calcul est retournée avec le détail ; l'export suit le guide sur l'intégration. Mesure. Par partenaire : taux à l'heure par livraison, taux de pièces acceptées, prix contre la référence du travail, écart matière, délai moyen ; un niveau, préféré, normal, surveillé, qui suit des seuils écrits ; la capacité déclarée et les ordres en cours. Le gérant lit ce tableau avant de confier le prochain travail, dans son tableau de bord.
Un ordre de sous-traitance : termes, matières, jalons, réception, règlement
La figure suit six cents chemises confiées à un atelier pendant dix-sept jours, de l'acceptation au rapprochement de la facture.
Les termes : six cents pièces à trois cent quatre-vingts dinars, délai le 25 novembre, retenue d'un pour cent par jour de retard plafonnée à dix, mille vingt mètres de tissu et sept mille deux cents boutons confiés, tolérance matière d'un pour cent ; acceptés par l'atelier sur le portail le 11 novembre, et figés. Les matières : remises le 13 contre signature ; le solde matière de l'atelier s'ouvre à mille vingt mètres. Les jalons : un point d'avancement à quarante pour cent le 18, avec photo horodatée, parce que l'ordre le demandait ; cinq cent vingt pièces livrées le 24, dans le délai ; quatre-vingts pièces le 27, deux jours de retard, comptés sur ces quatre-vingts pièces, pas sur les six cents.
La réception : le contrôle selon le plan trouve quatorze défauts majeurs sur six cents ; cinq cent quatre-vingt-six pièces sont acceptées, quatorze refusées avec photos et défaut codé, retournées à l'atelier. Le règlement : cinq cent quatre-vingt-six fois trois cent quatre-vingts, deux cent vingt-deux mille six cent quatre-vingts ; retenue de deux pour cent sur les quatre-vingts pièces en retard, six cent huit dinars, calculée par la règle de l'ordre ; tissu consommé mille quatre mètres, rendu neuf, écart sept mètres, zéro virgule sept pour cent, dans la tolérance ; à payer deux cent vingt-deux mille soixante-douze. La facture : l'atelier facture deux cent vingt-huit mille, le chiffre de l'ordre ; elle est rapprochée au calcul, l'écart lui est retourné avec le détail, et il refacture ou accepte. Rien n'a été négocié au téléphone. Quantités, prix et noms sont un exemple construit.
«Les termes sont écrits et acceptés avant la première pièce ; le règlement est calculé depuis l'accepté, la retenue et les matières, et la facture est rapprochée à ce chiffre, jamais négociée après.»
Six situations réelles, et ce que l’application fait
Chaque ligne est une phrase entendue chez une entreprise qui confie du travail, et la réponse est un ordre accepté, pas un partenaire plus sérieux.
Livré en retard, payé quand même : le retard est compté par livraison contre le délai de l'ordre, la retenue est calculée par la règle que le partenaire a acceptée, et la facture est rapprochée à l'accepté moins la retenue ; personne n'a à se souvenir. Le tissu confié a disparu en partie : les matières ont été remises contre signature, le solde par partenaire est tenu, et l'écart au-delà de la tolérance est facturé ou retenu au règlement. On découvre les défauts chez le client final : le contrôle à la réception selon le plan refuse les pièces avec photos ; le partenaire dont le taux d'acceptées baisse passe en surveillé, contrôlé à cent pour cent.
La facture ne correspond pas à l'ordre : pas d'ordre, pas de facture ; une facture différente du calcul est retournée avec le détail ; le partenaire voit le même calcul sur son portail. On ne sait pas qui a de la capacité : les ordres en cours par partenaire, leurs délais, leur niveau et leur capacité déclarée sont dans le tableau ; le gérant confie au préféré disponible, pas au premier qui répond au téléphone. Le partenaire n'a pas de logiciel : l'ordre arrive par WhatsApp avec un lien, il accepte en un geste, photographie le jalon, déclare la livraison ; les règles sont les mêmes, et un partenaire plus équipé peut se brancher sur l'API partenaires.
Confier un travail, en six temps
La réception est l'étape accentuée : le contrôle selon le plan sépare l'accepté du refusé, et c'est de là que le règlement se calcule.
Écrire l'ordre : depuis une gamme, une intervention ou une commande, avec périmètre, quantité, prix, délai, jalons, règle de retenue et tolérance matière ; les règles par type de travail sont écrites une fois, et l'ordre les hérite. Faire accepter : sur le portail ou par WhatsApp ; la version acceptée est figée, et un changement est un avenant accepté. Remettre les matières : quantités comptées ou pesées, signées par les deux ; le solde matière du partenaire s'ouvre.
Suivre les jalons : photos horodatées, livraisons partielles déclarées par le partenaire, retard compté par livraison, rappel au partenaire la veille du délai selon le guide sur les notifications. Réceptionner : contrôle selon le plan, accepté et refusé avec photos, matières rendues comptées ; une livraison partielle est réceptionnée partiellement. Régler et mesurer : retenue calculée, écart matière contre tolérance, facture rapprochée au calcul, export, et le tableau du partenaire mis à jour par une tâche de fond selon le guide sur les tâches en arrière-plan.
Le tableau des partenaires sur 90 jours : délai, qualité, prix, matières
La figure est le tableau que le gérant lit avant de confier le prochain travail : quatre chiffres par partenaire, et un niveau qui en découle.
Les quatre chiffres : le taux de livraisons à l'heure contre un seuil écrit, quatre-vingt-cinq pour cent dans l'exemple ; le taux de pièces acceptées au contrôle ; le prix contre la référence du type de travail ; l'écart matière. Le niveau : préféré, normal ou surveillé, qui suit des seuils écrits ; le préféré reçoit les ordres d'abord ; le surveillé est contrôlé à cent pour cent et ne reçoit plus d'ordre au-delà du seuil ; le passage d'un niveau à l'autre est journalisé selon le guide sur les rôles. Ce que le tableau montre : le partenaire au prix le plus bas sur le papier, neuf pour cent sous la référence, est celui qui livre à l'heure une fois sur deux et perd trois pour cent du tissu ; en coût complet, retards et matières compris, il est le plus coûteux.
Ce que le gérant en fait : il confie au préféré disponible, qui est quatre pour cent sous la référence et à l'heure dans quatre-vingt-seize pour cent des cas ; il paie la broderie huit pour cent au-dessus parce qu'elle n'a jamais été en retard ; et il décide pour le surveillé, visite, dernier ordre contrôlé, ou arrêt. La capacité : les ordres en cours par partenaire et sa capacité déclarée disent qui peut prendre le travail de la semaine prochaine, et le planning de le guide sur la planification de production en tient compte comme d'une ressource externe. Partenaires et chiffres sont un exemple construit.
«Un partenaire se lit sur quatre chiffres, délai, qualité, prix, matières ; le prix seul choisit le mauvais, et le tableau le montre avant le prochain ordre.»
Mettre la sous-traitance sous ordre en 2027, en semaines
Sept semaines, la première sans code, et deux pour les ordres et les matières, parce que le suivi, le règlement et le tableau ne sont que des lectures d'un ordre accepté et de matières signées.
- Ce que le gérant voit : les ordres en cours par partenaire avec leur délai et leur jalon suivant ; les livraisons à réceptionner ; les règlements calculés contre les factures reçues ; le tableau des partenaires avant chaque nouvel ordre.
- Ce que l'atelier ne fait plus : confier au téléphone, chercher ce qui avait été convenu, découvrir les défauts chez le client, payer une facture sans la comparer à l'ordre, oublier le tissu confié.
- Ce qui est mesuré : taux à l'heure par livraison, pièces acceptées, prix contre référence, écart matière, retenues appliquées, écarts de facture, ordres en cours et capacité par partenaire.
Semaine 1, règles : les types de travaux confiés, le modèle d'ordre par type, la règle de retenue et son plafond, les tolérances matière, le plan de contrôle à la réception, les seuils de niveau des partenaires ; avec le gérant, sans code, et avec le conseil pour la validité des clauses. Semaines 2 et 3, ordres et matières : ordre versionné depuis une gamme, une intervention ou une commande, acceptation sur le portail ou par WhatsApp, remise de matières signée, solde matière par partenaire. Semaine 4, suivi : jalons photo, livraisons partielles, retard par livraison, rappels, portail partenaire.
Semaine 5, réception et règlement : contrôle selon le plan, accepté et refusé, retenue calculée, écart matière, facture rapprochée, export comptable. Semaine 6, reprise : les ordres en cours sont saisis avec leurs termes et leurs matières déjà remises, les soldes matière initiaux sont signés par chaque partenaire. Semaine 7, mesure : tableau des partenaires, niveaux, capacité, revue du lundi avec l'acheteur ou le chef d'atelier.
- Et si le partenaire refuse la règle de retenue ?
- Alors il n'accepte pas l'ordre, et le gérant le sait avant de confier le travail ; c'est mieux que de le découvrir à la facture. La règle est écrite dans l'ordre, et le partenaire l'accepte sur son portail ou par WhatsApp ; sa validité, et ce qu'un contrat peut prévoir, sont une question pour le conseil, pas pour l'application.
- Comment le retard est-il compté sur une livraison partielle ?
- Par livraison : les pièces livrées dans le délai ne portent pas de retard, celles livrées après en portent, chacune pour ses jours ; la retenue se calcule sur la valeur des pièces en retard, par la règle de l'ordre, avec son plafond. Un partenaire qui livre quatre-vingt-sept pour cent à l'heure et le reste avec deux jours de retard n'est pas puni comme s'il avait tout livré en retard.
- Les matières confiées sont-elles dans le stock ?
- Elles sortent du stock de l'entreprise vers un solde par partenaire, tenu comme un solde d'emballages consignés : remis, consommé, rendu ; elles ne sont ni perdues ni vendues. Au règlement, l'écart est comparé à la tolérance de l'ordre, et au-delà, facturé ou retenu selon la règle. Un partenaire dont l'écart monte se voit dans le tableau.
- Que se passe-t-il si le partenaire n'a aucun logiciel ?
- L'ordre lui arrive par WhatsApp avec un lien ; il accepte en un geste, photographie le jalon demandé, déclare sa livraison ; les règles sont les mêmes, et l'application tient le reste. Un partenaire équipé peut se brancher sur l'API partenaires pour recevoir les ordres dans son propre système.
- Comment la facture du partenaire est-elle rapprochée ?
- Au règlement calculé : accepté fois prix, moins la retenue, plus ou moins l'écart matière au-delà de la tolérance ; une facture sans numéro d'ordre, ou différente du calcul, est retournée avec le détail, et le partenaire voit le même calcul sur son portail. Il refacture, ou conteste une ligne avec une preuve, et le gérant décide ; la décision est journalisée.
- Et un travail au forfait, sans quantité ?
- L'ordre porte un prix forfaitaire et des jalons avec leur part du prix, par exemple trente, quarante, trente pour cent ; chaque jalon est réceptionné avec sa preuve, et le règlement se calcule par jalon accepté, la retenue s'appliquant sur le jalon en retard. La logique est la même, l'unité change.
- Combien de temps pour mettre ça en place ?
- Sept semaines dans le calendrier type, la première sans code et deux pour les ordres et les matières. Une entreprise qui a déjà le contrôle à la réception et les ordres de fabrication des guides correspondants prend moins ; une entreprise avec des dizaines de partenaires, des matières à l'unité et des travaux au forfait prend plus, le temps d'écrire les règles de chaque type de travail.